Vendre un abonnement et le faire vivre

1. 01

   Abonner le client

   Dans Fidélité et cartes cadeaux › Abonnements, appuyez sur « Souscrire » sur la ligne de la formule, cherchez le client sous « Client » et appuyez sur « Souscrire ». Si le client a des enfants, animaux ou véhicules enregistrés, « Pour qui » indique pour lequel est la souscription.

2. 02

   Le laisser payer en ligne, ou l’activer vous-même

   Avec un prestataire de paiement connecté, un lien de paiement s’ouvre dans un nouvel onglet : envoyez-le au client, et l’abonnement s’active quand il paie. Pour le renvoyer, appuyez sur « Copier le lien de paiement » dans la colonne « Renouvellement » de la souscription. Sans prestataire de paiement, la souscription reste « En attente ». Quand le client vous paie à l’accueil, appuyez sur « Activer » sur sa souscription ; cela enregistre le paiement en espèces et démarre la période.

3. 03

   L’utiliser en caisse

   Dans la fenêtre « Encaissement », cochez la ligne de l’abonnement. Un forfait de visites couvre les prestations et consomme une visite, et une remise s’applique aux prestations. La ligne d’un forfait d’heures nomme la formule et les heures restantes, et le forfait n’est utilisé que s’il reste assez d’heures pour toute la visite. Sinon, la ligne indique qu’il reste trop peu d’heures, elle ne peut pas être cochée, et la visite est facturée en entier.

4. 04

   Enregistrer l’entrée des membres

   « À l’entrée », au-dessus des formules, enregistre les membres à leur arrivée. Chaque abonnement en cours a son propre pass, un code QR que le client montre sur son téléphone : scannez-le dans « Pass du membre », ou saisissez-le, et appuyez sur « Enregistrer l’entrée », ou appuyez sur « Enregistrer l’entrée » sur la ligne du membre sous « Souscriptions ». S’il y a plusieurs établissements, choisissez d’abord l’« Établissement ». Un carnet de visites utilise une visite à la première entrée du jour du membre dans cet établissement, et revenir le même jour n’en utilise aucune ; un abonnement de remise enregistre seulement l’entrée. Un carnet sans visite restante, ou un abonnement qui n’est pas en cours, est refusé avec le motif. Si l’établissement demande une décharge, l’entrée n’est enregistrée qu’une fois signée par le membre, et celle d’un enfant est signée par le parent. « Présents » liste qui est entré dans les heures choisies. Enregistrer les entrées demande un rôle qui peut modifier les réservations ; cela note seulement qui est entré et n’ouvre aucune porte.

5. 05

   Le renouveler

   À la fin de la période, une souscription qui se renouvelle par lien de paiement passe à « Impayée ». Avec un prestataire de paiement connecté, le client reçoit un message avec un lien pour payer la période suivante, sur Telegram, WhatsApp, Viber ou par SMS, selon le canal qui le joint, dans la langue de votre espace de travail, et l’abonnement se renouvelle quand il paie ; « Copier le lien de paiement » copie ce lien s’il le redemande. Si le client vous paie plutôt à l’accueil, appuyez sur « Activer » : une nouvelle période commence aujourd’hui avec la totalité de ce qu’elle inclut. Une souscription encore impayée 7 jours après la fin de sa période passe à « Expirée ». Une formule que vous avez archivée n’est pas renouvelée.

   Un client qui achète un abonnement en ligne, quand votre prestataire est LiqPay ou Fondy, peut cocher « Renouveler automatiquement » : il accepte que le prix de la formule soit débité sur la carte avec laquelle il paie à chaque période jusqu’à ce qu’il le désactive, et ce qu’il a accepté ainsi que le moment sont conservés. Trois jours avant la fin de la période, entre 09:00 et 20:00, il reçoit un message indiquant le jour, le montant et les quatre derniers chiffres de la carte. À la fin de la période, la carte est débitée une fois, et la souscription affiche « En renouvellement » pendant que le prélèvement passe. Si la carte est refusée, le client reçoit le lien de paiement et la souscription passe à « Impayée » comme ci-dessus ; la carte n’est pas débitée de nouveau pendant cette période, et le renouvellement par carte reste activé pour la suivante. Une telle souscription affiche « Se renouvelle sur la carte •••• 4242 ». « Désactiver le renouvellement par carte », une fois confirmé, la fait passer au lien de paiement, et seul le client peut le réactiver. Avec monobank, ou sans la case cochée, le renouvellement se fait par lien de paiement. Le lien est une adresse courte setvos.com, si bien que le SMS reste un seul message.

6. 06

   Rendre une visite manquée

   « Rattrapage » est proposé sur un forfait de visites ou d’heures actif. Appuyez dessus, écrivez un « Motif » et, pour un forfait d’heures, fixez les « Minutes à créditer », puis appuyez sur « Accorder le crédit ». Un forfait de visites récupère une visite, et un forfait d’heures les minutes que vous avez fixées. Un abonnement avec remise n’a rien à rendre : il n’a donc pas de « Rattrapage ».

7. 07

   Le résilier

   Appuyez sur « Résilier » sur la souscription, lisez l’avertissement et appuyez de nouveau sur « Résilier » pour confirmer. Elle prend fin immédiatement : ce qu’il en reste ne peut plus être utilisé, et rien n’est remboursé. Un paiement qui arrive pendant la résiliation, ou plus tard par un lien envoyé avant, est rendu au client : un paiement par carte automatiquement, par la passerelle ; un virement bancaire, vous le renvoyez depuis votre banque. Un paiement que quelqu’un enregistre avec « Activer » au moment même de la résiliation, vous le rendez vous-même, de la même façon qu’il a été encaissé ; vous en êtes prévenu. C’est irréversible.

Mis à jour le 24 octobre 2026