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Des forfaits sans ressaisir la facture.
Une proposition dans un chat, un périmètre signé dans la boîte de quelqu’un, la facture mensuelle faite à la main le premier du mois. Puis les demandes du client arrivent par cinq canaux différents.
- Mensuel
- Factures récurrentes préparées à leur date
- SLA
- Un délai de première réponse sur chaque ticket
- Portail
- Les clients voient leurs factures et tickets
- 1 offert
- Siège finance pour votre comptable
Agence marketing : ce que vous activez en premier
Factures récurrentes
La facture mensuelle est préparée selon son propre calendrier avec les mêmes lignes ; vous l’envoyez, et le client paie par lien sur monobank ou LiqPay.
Tickets avec SLA
Un délai de première réponse, une marque de dépassement et un responsable sur chaque demande.
Le portail client
Les clients ouvrent et répondent à leurs tickets, téléchargent leurs factures et les paient dans leur propre compte.
Pipelines
Des propositions sur des étapes que vous nommez, avec l’étape suivante et le responsable sur chaque carte.
Du devis à la facture
Un devis accepté par le client devient une facture, et le devis reste au dossier.
Agence marketing : six choses qui ne comptent qu’ici
Les propositions dans un pipeline
Chaque prospect est une affaire sur des étapes que vous nommez — brief, proposition, négociation, gagné — avec l’étape suivante et le responsable sur la carte.
Un devis, puis le forfait
Le périmètre part en devis ; quand le client est d’accord, vous le marquez accepté et il devient une facture, et la redevance mensuelle passe sur un calendrier qui prépare la même facture chaque mois, à vous de l’envoyer.
Les demandes en tickets
Les demandes du client ouvertes dans son portail ou saisies par vous, chacune avec un responsable et un délai de première réponse.
Une seule boîte
L’e-mail et le Telegram de l’agence dans une boîte partagée, chaque conversation attribuée à qui gère le compte.
Des tâches par compte
Les livrables en tâches liées à la société cliente, avec échéances et responsables.
Les heures sur la facture
Le travail supplémentaire saisi sur l’affaire du client, à la main ou au chronomètre, et les heures non facturées réunies dans un seul brouillon de facture, une ligne par affaire, au taux horaire de chaque membre.
Des sociétés avec leurs gens
Une fiche société avec ses contacts, rapprochés par domaine e-mail, et vos propres champs pour les conditions du contrat ou le matériel.
Une boîte pour l’équipe
E-mail et Telegram dans une boîte partagée, chaque fil attribué, et une réponse envoyée avant d’être enregistrée.
Des tâches dans leur contexte
Une tâche liée à l’affaire, à la société ou au ticket auquel elle appartient, avec une échéance et un responsable.
Votre première semaine sur Setvos
Nommez les étapes du pipeline
Les étapes que traverse vraiment un prospect, et les affaires ouvertes déplacées dessus.
Ajoutez les sociétés clientes
Chacune avec ses gens et les champs utiles, comme la fin du contrat ou les canaux que vous gérez.
Planifiez les forfaits
Une facture récurrente par client avec la redevance mensuelle et son jour d’émission.
Connectez la boîte de réception
La boîte de l’agence et Telegram, pour que chaque conversation client soit au même endroit et ait un responsable.
Définissez les taux horaires
Le taux de chaque membre dans les réglages des affaires, pour que les heures qu’il saisit aient un prix.
Un cabinet de 4 personnes paie 40 €/mois
4 salariés en Standard, durée de 12 mois : 55 €/mois au catalogue, 561 € le jour 7, et 14 mois de service (12 payés + 2 offerts) — soit 40 € par mois en pratique. Prix hors taxes. La TVA ou la taxe de vente est ajoutée au paiement là où elle est due ; une entreprise de l’UE disposant d’un numéro de TVA valide ne paie pas de TVA et l’autoliquide.
Agence marketing : questions
Puis-je facturer des heures en plus du forfait ?
Oui. Saisissez les heures supplémentaires sur l’affaire du client, et « Facturer le temps en attente » en fait un brouillon de facture avec une ligne par affaire, à côté de la facture mensuelle du forfait.
Le devis est-il lié à l’affaire ?
Le devis et la facture sont dans la fiche du client à côté de l’affaire ; une facture n’est pas rattachée à l’affaire elle-même.
Un client peut-il signer le périmètre dans l’application ?
Non : vous marquez le devis accepté quand le client est d’accord, et le contrat signé est conservé en fichier sur la fiche du client.
Questions — Services aux entreprises
Puis-je facturer à l’heure ?
Oui. Saisissez le temps sur une affaire, un client ou une entreprise — à la main ou au chronomètre — et facturez les heures en attente dans un seul brouillon, une ligne par affaire, au taux horaire de chaque membre. Un forfait reste une facture récurrente.
Mes clients ont-ils besoin d’un compte Setvos ?
Pour le portail, ils se connectent sur setvos.com avec leur e-mail ; les factures et liens de paiement fonctionnent aussi par e-mail sans connexion.
Les clients peuvent-ils réserver un appel ?
Activez les réservations et ils choisissent un créneau sur votre page de réservation ; le lien de l’appel, c’est vous qui l’envoyez.
À lire ensuite
Blog
Les heures qui arrivent sur la facture
Le travail à l’heure se perd entre l’agenda et la facture : un appel que personne n’a noté, une correction du week-end facturée à l’ancien taux. Voici comment le temps saisi devient un brouillon de facture avec une ligne par affaire.
Blog
Des forfaits sans ressaisir la facture
Une agence au forfait tape la même facture douze fois par an et par client — et finit par en oublier une. Voici le chemin de la proposition à une facture mensuelle préparée pour vous.
Guide
Facturer le même client à intervalle régulier
Configurez une facture récurrente émise tous les mois, tous les trois, six ou douze mois, puis suspendez-la, émettez-la en avance ou supprimez-la.
Guide
Configurer vos pipelines et leurs étapes
Renommez, réordonnez, ajoutez et retirez les étapes que traversent vos affaires, décidez quelles étapes clôturent une affaire et choisissez le pipeline par défaut.
Guide
Saisir du temps et le facturer
Saisissez les heures travaillées pour un client — sur une affaire, sur sa fiche ou sur celle de son entreprise — et faites des heures non facturées un seul brouillon de facture, avec une ligne par affaire.
Fonctionnalités pour Services aux entreprises
Sortez vos réservations du papier, de WhatsApp et de trois tableurs.
Importez votre fichier clientes, vos prestations et vos visites passées depuis un tableur ou l’export de votre ancien système, avec un aperçu avant que rien ne soit enregistré — et de l’aide par chat, en six langues, dès que vous le souhaitez. La plupart des studios tournent le jour même.