Stock · Mode d’emploi
Commander aux fournisseurs et réceptionner les livraisons
Ajoutez les fournisseurs et leurs prix, créez des commandes fournisseurs, faites-les avancer sur le tableau et réceptionnez ce qui est réellement arrivé.
Ajouter vos fournisseurs
Ouvrez Stock › Achats. Sous « Fournisseurs », appuyez sur « Nouveau fournisseur », saisissez l’entreprise, un contact, un téléphone et un e-mail, puis appuyez sur « Créer le fournisseur ».
Tenir une liste de prix
Appuyez sur le bouton de liste de prix sur la ligne d’un fournisseur. Trouvez un produit, tapez le « Coût par unité » — par unité d’achat, par exemple un carton — et la « Commande minimale », puis appuyez sur « Ajouter ». Ce sont les listes de prix qui permettent à Setvos de préparer des commandes pour vous.
Choisir un fournisseur préféré
Quand plusieurs fournisseurs vendent le même produit, cochez « Préféré » sur la ligne de celui auquel vous le commandez, ou cochez la case au moment de l’ajouter. Un produit n’a qu’un fournisseur préféré : en choisir un décoche les autres. « Brouillon depuis les stocks bas » commande au fournisseur préféré. La corbeille d’une ligne retire le produit de la liste, après confirmation.
Créer une commande fournisseur
Appuyez sur « Nouvelle commande fournisseur ». Choisissez le fournisseur — le sélecteur cherche au fil de la saisie, et le + à côté en ajoute un nouveau — et le lieu de livraison dans « Livrer à ». Ajoutez des lignes avec un produit, une quantité et un coût unitaire, ajoutez une date d’arrivée prévue et un transporteur si vous les connaissez, puis appuyez sur « Créer la commande ». Elle commence en brouillon.
La faire avancer
Ouvrez la commande et appuyez sur « Marquer commandée », puis sur « Marquer en transit » — ou faites glisser sa carte sur le tableau : « Brouillon », « Commandée », « En transit », « Réception », « Reçue ». Une commande ne peut qu’avancer.
Réceptionner ce qui est arrivé
À l’arrivée de la livraison, ouvrez la commande, tapez la quantité comptée sur chaque ligne et appuyez sur « Réceptionner les quantités comptées ». Le stock augmente dans cet entrepôt. Une livraison partielle laisse le reste à réceptionner plus tard, et la commande passe à « Reçue » une fois toutes les lignes arrivées. Un brouillon ne peut pas être réceptionné — marquez-le d’abord comme commandé —, et faire glisser une carte vers « Reçue » ne réceptionne rien.
Comprendre comment les lots deviennent des unités
Les quantités d’une commande sont exprimées dans les unités du fournisseur. Un produit dont « Unités par lot » vaut 1000 — un flacon d’un litre compté en ml — ajoute 1000 en rayon pour chaque flacon réceptionné. La réception met aussi à jour le coût moyen du produit, et règle son coût sur le prix qui vient d’être payé.
Questions fréquentes
- Puis-je modifier une commande après l’avoir envoyée au fournisseur ?
Seul un brouillon peut être modifié, avec « Modifier » sur la commande. Un brouillon peut aussi être supprimé avec « Supprimer le brouillon », après confirmation.
- Puis-je réceptionner plus que ce que j’ai commandé ?
Non. Une quantité reçue supérieure à ce qui reste dû sur une ligne est refusée.
- Pourquoi ne puis-je pas supprimer un fournisseur ?
Un fournisseur dont des commandes ne sont pas encore entièrement réceptionnées ne peut pas être supprimé. Réceptionnez d’abord ces commandes en totalité, ou supprimez les brouillons.
- Puis-je voir les brouillons avant qu’ils soient créés ?
Oui. Quand vous choisissez l’entrepôt dans « Brouillon depuis les stocks bas », Setvos montre pour chaque fournisseur les lignes, les quantités et le coût, s’ils rejoignent son brouillon ouvert ou en commencent un nouveau, et les produits que personne ne vous vend. Rien n’est écrit avant que vous appuyiez sur le bouton.
- Puis-je gérer les commandes fournisseur sur le téléphone ?
Oui. Achats propose « Brouillon », « Commandée », « En transit », « Réception » et « Reçue », chacun avec son nombre. Sur une commande, comptez chaque ligne à l’arrivée, à la main ou avec « Scanner pour réceptionner », qui ajoute un à la ligne correspondante ; « Réceptionner les quantités comptées » ne reçoit que les lignes comptées. Les fournisseurs ont Appeler et E-mail, et chacun a ses tarifs : le produit, la référence fournisseur, le coût par unité, la commande minimale, le délai en jours et s’il est préféré. Une nouvelle commande reprend le coût de chaque ligne dans ces tarifs.
À lire ensuite
Être prévenu avant la rupture, et réapprovisionner en une étape
Fixez des seuils de réapprovisionnement, recevez la notification de stock bas et transformez les stocks bas en commandes fournisseurs en brouillon.
Ajouter un produit ou une prestation
Créez un article du catalogue avec son prix, son coût, son unité, son code-barres et sa catégorie, prêt pour les factures, les commandes et la boutique.
Consulter les niveaux de stock et les ajuster
Voyez ce que contient chaque entrepôt, ce qui est réservé et disponible, corrigez une quantité, fixez un seuil de réapprovisionnement et lisez le journal des stocks.
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