Transférer votre fichier clientes depuis Altegio en une soirée — et pouvoir annuler
La plupart des salons ne restent pas sur un logiciel qu’ils n’aiment pas à cause du prix ou des fonctions. Ils restent à cause de l’historique clientes qu’ils ont peur de perdre.
Nous avons conçu l’import autour de cette peur. Rien n’est écrit avant que vous ayez vu ce qui va se passer, et un import entier peut être annulé. Voici comment cela se déroule.
1. Exportez vos clientes depuis Altegio
Altegio exporte les clientes dans un tableur. Prenez le fichier tel quel et ne le nettoyez pas à la main : l’import repère les doublons par téléphone et par e-mail plus sûrement qu’une soirée devant le tableur. Pour un export YCLIENTS, les étapes sont les mêmes.
2. Importez-le et lisez l’aperçu
Vous obtenez d’abord non pas un résultat mais un aperçu : combien de lignes sont nouvelles, combien vous avez déjà, lesquelles posent problème et pourquoi. Choisissez Altegio / YCLIENTS dans « En provenance de » et l’import reconnaît leurs noms de colonnes. Les noms, téléphones, e-mails, entreprises et fonctions sont repris ; une colonne que l’import n’utilise pas vous est montrée et laissée de côté, rien n’arrive donc sans que vous l’ayez vu.
Une colonne au nom inhabituel, vous l’associez à la main. Un fichier qui ne peut pas encore entrer reste affiché comme un fichier, avec la raison, et non comme une erreur plein écran.
3. Décidez du sort des clientes que vous avez déjà
Une cliente déjà présente dans Setvos — même téléphone ou même e-mail — est ignorée ou mise à jour, et vous choisissez avant que rien ne soit écrit. La mise à jour écrit ce que contient le fichier par-dessus ce que vous avez ; une cellule vide dans le fichier n’efface jamais une valeur existante.
4. Importez, et annulez si quelque chose cloche
Chaque import est un lot dans l’historique des imports, et Annuler supprime tout ce que ce lot a créé. Un avertissement honnête : les mises à jour ne sont pas annulées, car la valeur remplacée n’est pas conservée, et prétendre le contraire serait mentir.
La première fois, choisissez « Les laisser telles quelles ». Vous pourrez toujours réimporter le même fichier avec « Les mettre à jour depuis le fichier ».
L’historique des visites et les rendez-vous à venir
Les visites passées arrivent comme la trace de ce qui s’est passé, sans les contrôles d’une nouvelle réservation — deux coiffeuses sur un même fauteuil en 2019, c’est simplement ce qui a eu lieu. Une visite datée dans le futur est refusée : une réservation qui n’est jamais passée par le planning pourrait occuper deux fois une personne ou un fauteuil. Saisissez-les dans l’agenda, où chacune est vérifiée.
À quoi passe la soirée
L’import lui-même est rapide. La soirée passe à lire le résultat : les clientes sans téléphone et les quelques doublons à fusionner à la main — le bouton « Trouver les doublons » de la liste des clientes sert à cela. Gardez Altegio ouvert jusqu’à ce que le dernier rendez-vous pris là-bas soit passé.
L’aide au transfert est incluse dans chaque licence. Si un fichier ne passe pas, appuyez sur « Envoyez-nous ce fichier » sur l’écran d’import, et nous reviendrons vers vous avec. Le guide pas à pas « Passer d’Altegio ou de YCLIENTS sans perdre une cliente » couvre aussi les prestations, l’équipe et l’historique des visites.