Personnel · Mode d’emploi
Conserver les documents d’un salarié et leurs dates d’expiration
Téléversez contrats, permis et certificats sur une fiche, fixez une date d’expiration et recevez un rappel quand l’un d’eux arrive à 30 jours de son échéance.
Ouvrir l’onglet « Documents »
Ouvrez la personne dans Personnel et choisissez « Documents ». « Fichiers et échéances » liste ce qui est enregistré, les échéances les plus proches en premier.
Téléverser un fichier
Appuyez sur « Téléverser ». Choisissez le « Fichier » (un PDF, une image ou un document Word), son « Type » (passeport ou pièce d’identité, contrat, permis de travail, médical, certificat ou autre) et, s’il expire, une « Date d’expiration ». Appuyez sur « Téléverser ». Le téléversement exige un rôle autorisé à modifier dans Personnel.
Lire son statut
Un document qui a une date d’expiration affiche « Valide », « Expire bientôt » quand il reste 30 jours ou moins, ou « Expiré ».
Recevoir le rappel
Dès qu’un document est à 30 jours ou moins de sa date d’expiration, toutes les personnes dont le rôle peut consulter Personnel reçoivent une notification à son sujet. Changez la date, et le rappel est reprogrammé pour la nouvelle.
Corriger, télécharger ou supprimer un fichier
Utilisez le crayon (« Modifier le type ou l’échéance ») pour corriger un type ou une date, le nom du fichier ou le bouton de téléchargement pour l’ouvrir, et la corbeille (« Supprimer ») pour l’effacer. Setvos vous demande d’abord confirmation, car un fichier supprimé ne peut pas être restauré. Modifier et supprimer des fichiers exigent un rôle autorisé à modifier dans Personnel.
Demander une signature Diia
Le bouton de signature (« Signer avec Diia.Signature ») ouvre une fenêtre. Appuyez sur « Demander la signature » ; le signataire scanne le code ou ouvre le lien sur le téléphone qui a l’application Diia, et confirme là-bas. Setvos conserve le document tel qu’il a été envoyé et la signature que Diia renvoie. Si la fenêtre indique que la signature n’est pas encore connectée, elle n’est pas encore disponible pour vous.
Questions fréquentes
- Le salarié reçoit-il aussi le rappel ?
Seulement si son propre rôle peut consulter Personnel. Le rappel va à toutes les personnes dont le rôle le peut, une fois par document.
- Les documents des salariés utilisent-ils mon stockage ?
Oui. Ils comptent dans le stockage de votre espace de travail comme n’importe quel autre fichier.
- Puis-je ajouter des documents depuis le téléphone ?
Oui : dans les pièces du dossier d’une fiche, « Téléverser » depuis l’appareil photo, la photothèque ou les fichiers, avec un type et une date d’expiration ; chaque pièce apparaît valide, bientôt expirée ou expirée. Ouvrez une pièce, changez son type ou son expiration, ou supprimez-la, ce qui demande confirmation. « Signer avec Diia » est là quand la signature est disponible ; en mode test, rien n’est réellement signé.
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