Importar, exportar y datos · Cómo hacerlo
Importa clientes, servicios u otros registros desde un archivo
Trae tu lista desde Altegio, YCLIENTS, EasyWeek, Appointer, Fresha o una hoja de cálculo. Ves lo que haría el archivo antes de que se guarde nada.
Consigue el archivo
Exporta la lista de tu sistema anterior tal como sale —un archivo CSV o un libro de Excel (.xlsx)—, o guarda tu hoja de cálculo en uno de esos formatos. Un CSV con punto y coma, o con codificación cirílica desde Excel, se lee tal cual; de un libro se lee la primera hoja. Un archivo .xls antiguo no: guárdalo como .xlsx o CSV. Conserva los nombres de columna del sistema anterior: Setvos conoce los habituales. Un historial largo puede subirse en varios archivos, uno por periodo.
Empieza la importación
Abre Ajustes › Datos, busca el tipo de registro que contiene el archivo y pulsa «Importar»; después elige el archivo. Debajo de la lista se abre una vista previa; todavía no se guarda nada. ¿No tienes claro el formato? «Descargar una plantilla» te da un archivo con las columnas correctas y una fila de ejemplo.
Indica de dónde viene el archivo
En la vista previa, en «Procedencia», elige Altegio / YCLIENTS, EasyWeek, Appointer, Fresha o Excel / Google Sheets. Así Setvos aprende los nombres de columna de ese sistema; «Cualquier sistema» sirve para un archivo que usa los nuestros.
Empareja las columnas
La vista previa indica qué columnas se han emparejado y cuáles se ignorarán. Para una columna que Setvos no ha reconocido, elige el campo al que corresponde, o «No importar». Si la IA está activada, «Sugerir con IA» propone una correspondencia para las columnas que quedan.
Indica a quién pertenecen los contactos y los tratos
Los contactos y los tratos importados son tuyos, salvo que el archivo tenga una columna de responsable con el correo de un miembro del equipo; entonces cada fila va a esa persona. Un correo que no es de nadie de tu equipo, o de alguien a quien tu rol no te deja asignar registros, aparece como problema en su línea.
Elige qué pasa con los duplicados
Para contactos, empresas y productos, elige en «Filas que ya existen» entre «Dejarlas como están» y «Actualizarlas con el archivo». Una actualización escribe solo las celdas que el archivo rellena: una celda vacía nunca borra un valor que ya tienes. Solo se actualizan los contactos que tu rol te deja ver; una fila que coincide con un contacto de un compañero se omite como duplicado.
Visitas pasadas: profesionales, estados y clientes nuevos
Importa primero los clientes, luego los servicios y precios y después las visitas pasadas, para que cada visita encuentre a su cliente y sus servicios. Un archivo de visitas nombra a sus profesionales: en la vista previa, asocia cada nombre a una persona de tu equipo o consérvalo como profesional anterior; esas visitas quedan a nombre del propietario con el nombre al lado, y más adelante las traspasas en Ajustes › Datos. Cada visita conserva su estado (asistió, no asistió, cancelada), sus servicios y su importe. Un cliente que aún no está en tu lista se añade desde la visita, y una visita que el sistema anterior dejó en espera o confirmada cuenta como atendida: la vista previa dice cuántas. Un servicio sin precio en su archivo se crea, pero no aparece en tu página de reservas hasta que le pongas uno.
Revisa e importa
Lee los recuentos —nuevos, actualizados, omitidos y con problemas— y los problemas listados por línea. Después pulsa «Importar estas filas». Un archivo grande se importa en segundo plano, y recibes un aviso cuando termina.
Ocúpate de las filas que fallaron
«Descargar las filas rechazadas» te da las filas que no se pudieron guardar, para corregirlas e importarlas de nuevo. Si un archivo no entra de ninguna manera, «Envíanos este archivo» abre un caso con nuestro equipo de soporte.
Preguntas frecuentes
- ¿Importar dos veces el mismo archivo crea duplicados?
No para contactos, empresas y servicios, ni para productos con referencia (SKU): las filas que ya existen se omiten, o se actualizan si así lo elegiste. Los tratos y las visitas pasadas no tienen con qué emparejarse, así que una segunda importación los añade otra vez. Una importación de clientes, servicios o visitas pasadas se puede deshacer mientras no uses lo que trajo; las demás no. Revisa los totales de la vista previa antes de pulsar «Importar estas filas».
- ¿Por qué no se importan las citas futuras?
La importación de citas es solo para visitas pasadas. Reserva las próximas en Reservas, donde el horario y la agenda comprueban cada una para que nada se reserve dos veces.
- ¿Qué pasa con el stock cuando importo productos?
Una columna de cantidad marca cada producto como uno cuyo stock controlas. Con Inventario activado, la cantidad entra en tu primer almacén como stock inicial, pero solo para un producto que todavía no está en ningún almacén; si ya lo está, el archivo no cambia su stock, así que corrige el recuento en Inventario › Stock.
- Mi archivo es de Excel. ¿Qué hago?
Súbelo tal cual: un libro .xlsx se lee directamente, solo la primera hoja. Solo un archivo .xls antiguo hay que guardarlo de nuevo, como .xlsx o CSV.
- ¿Cómo va una importación en el teléfono?
Elige un archivo CSV, .xlsx o .txt de hasta 10 MB, elige la «Procedencia» — Altegio primero — y revisa la vista previa: los recuentos, las columnas reconocidas y, por línea, las filas que no se importarán. Corrige una columna en «Qué es cada columna» (una tabla en un iPad), o pulsa «Sugerir la correspondencia» cuando la IA está activada. Donde las filas pueden existir ya, elige dejarlas como están o actualizarlas desde el archivo. «Importar estas filas» muestra los recuentos, o dice que la importación empezó y que llegará un aviso cuando termine. También están «Descargar las filas rechazadas», «Descargar una plantilla» y «Envíanos este archivo».
- ¿Dónde está Tus datos en el teléfono?
En los ajustes del espacio de trabajo: Importar, Mudarse desde Altegio — con los antiguos profesionales por traspasar —, Historial de importaciones, Exportar y, para el propietario, Borrar el espacio de trabajo. Una importación sigue los mismos pasos que en la web.
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Deshaz una importación
Elimina los clientes, servicios o visitas pasadas que creó una importación si el resultado no es el que esperabas.
Fusiona clientes duplicados
Encuentra a los clientes que se registraron más de una vez, elige la ficha que se queda y fusiona las demás en ella con sus citas, facturas, puntos, archivos e historial.
Importa o exporta tu lista de clientes
Trae un archivo CSV de clientes desde la lista de clientes, mira exactamente qué pasará antes de que se guarde nada y descarga tu lista como hoja de cálculo.
Activa o desactiva las funciones de IA
Las funciones de IA están desactivadas hasta que un propietario o un administrador las activa. Aquí tienes qué hacen, qué sale de tu espacio de trabajo y cómo funcionan los créditos.
Añade tus propios campos a contactos, empresas y tratos
Añade los datos que Setvos no pregunta de serie —una matrícula, una alergia, un número de contrato—, rellénalos en contactos, empresas y tratos, y filtra las listas por ellos.
Busca clientes duplicados después de una importación
Un cliente que tu sistema anterior tenía dos veces, o que más tarde inicia sesión para reservar con un correo que tu archivo no tenía, puede acabar con dos fichas. Al fusionarlas te quedas con una sola, con todo lo asociado.
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