Rapports · Mode d’emploi
Envoyer un tableau de bord ou un rapport par e-mail selon un calendrier
Recevez un tableau de bord ou un rapport enregistré par e-mail chaque jour, chaque lundi ou le 1er du mois, sans que personne ait à ouvrir Setvos.
Ouvrir l’onglet des envois programmés
Ouvrez Rapports et choisissez « Programmés ». L’encadré du haut est « Nouveau récapitulatif programmé », disponible pour les rôles autorisés à créer dans les Rapports.
Choisir quoi envoyer
Sous « Rapport ou tableau de bord », choisissez l’un de vos tableaux de bord ou rapports enregistrés. Un tableau de bord est envoyé avec ses chiffres des 30 derniers jours.
Choisir la fréquence
Sous « Fréquence », choisissez « Chaque jour », « Chaque lundi » ou « Le 1er du mois », et sous « Heure », l’heure d’envoi à l’horloge de votre espace de travail. Elle reste à cette heure lors des changements d’heure. Laissé sur « À l’heure habituelle », l’envoi part le matin.
Choisir les destinataires
Dans « Envoyer à », saisissez jusqu’à 20 adresses e-mail, séparées par des virgules ou des espaces. Ces personnes n’ont pas besoin d’être membres de votre espace de travail. L’e-mail présente chaque rapport sous forme de tableau de 25 lignes au plus, dans la langue de la personne qui a programmé l’envoi, et indique en bas quel espace de travail l’a envoyé — utile quand il part chez un comptable externe.
L’enregistrer
Appuyez sur « Programmer ». L’e-mail porte le nom de votre entreprise dans son objet, est rédigé dans la langue de la personne qui l’a configuré, et montre les chiffres que cette personne a le droit de voir, quel que soit le destinataire.
Tester, suspendre ou supprimer l’envoi
Dans la liste, l’interrupteur suspend et reprend un envoi programmé, et le bouton en forme d’avion en papier, « Envoyer maintenant », envoie aussitôt une copie ; les deux exigent un rôle autorisé à modifier dans les Rapports. La corbeille, « Supprimer l’envoi », demande confirmation puis l’arrête définitivement ; le rapport ou le tableau de bord qu’il envoyait reste, et seuls les rôles autorisés à supprimer dans les Rapports voient la corbeille. « Dernier envoi » indique quand l’envoi a eu lieu pour la dernière fois. Pour changer les adresses ou la fréquence, supprimez-le et configurez-le de nouveau.
Questions fréquentes
- Pourquoi un e-mail programmé a-t-il cessé d’arriver ?
Il est peut-être suspendu, ou la personne qui l’a configuré a quitté l’espace de travail ou perdu l’accès aux Rapports, ce qui le désactive. Supprimer le tableau de bord ou le rapport supprime aussi son envoi programmé, et un espace de travail suspendu n’envoie aucun e-mail programmé tant qu’il n’est pas de nouveau actif.
- Puis-je programmer des synthèses sur le téléphone ?
Oui, dans « Programmés » : un rapport ou un tableau de bord, chaque jour, chaque semaine un jour choisi ou le 1er du mois, une heure sur l’horloge du salon et les adresses de destination. L’heure reste la même lors des changements d’heure. Chaque programmation a son propre interrupteur « Activée » et « Envoyer maintenant ».
À lire ensuite
Construire un tableau de bord
Réunissez sur une page les chiffres que vous consultez chaque jour, choisissez comment chacun s’affiche, et regardez n’importe quelle période en un clic.
Ouvrir, modifier ou exporter un rapport enregistré
Exécutez un rapport enregistré sur les données du jour, changez ses réglages, téléchargez-le en fichier CSV ou supprimez-le.
Rapports : questions fréquentes
Indicateurs manquants, qui voit vos tableaux de bord et pourquoi leurs chiffres diffèrent, périodes et comparaisons, et export des chiffres.
Configurer les rôles et les droits
Utilisez les quatre rôles prêts à l’emploi ou créez les vôtres : choisissez ce que chaque rôle peut faire dans chaque module et de qui il voit les enregistrements.
Plus dans Rapports
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