Membres, rôles et équipes · Mode d’emploi
Inviter des personnes dans votre espace de travail
Envoyez des invitations par e-mail, choisissez le rôle et les équipes de chaque nouvel arrivant avant qu’il ne rejoigne l’espace de travail, et consultez ou révoquez les invitations encore en attente.
Ouvrir Membres
Ouvrez Paramètres › Membres et appuyez sur « Inviter ».
Ajouter les adresses
Saisissez une adresse e-mail sous « Adresses e-mail » et appuyez sur Entrée, sur une virgule ou sur la barre d’espace pour l’ajouter. Ajoutez-en autant que nécessaire ; la croix sur une adresse la retire.
Choisir un rôle
Choisissez un « Rôle ». Si vous n’en choisissez aucun, les personnes rejoignent l’espace de travail en tant que Membre. La ligne en dessous indique ce que le rôle choisi peut voir et ne peut pas voir — vérifiez-la avant d’envoyer. Finances est gratuit, un par espace de travail, pour votre comptable ; tant que la place est prise, il ne peut pas être choisi.
Choisir les équipes
Si vous avez des équipes, cochez celles auxquelles appartiennent les nouveaux arrivants. Le rôle et les équipes s’appliquent dès qu’ils acceptent.
Envoyer
Appuyez sur « Envoyer les invitations ». Chaque adresse affiche « Envoyée » ou la raison de l’échec. Si le module Personnel est activé et que votre rôle le permet, « Créer une fiche salarié » à côté d’une adresse crée tout de suite la fiche RH de la personne.
Faire le suivi
L’e-mail d’invitation contient un lien. La personne se connecte, ou crée un compte avec l’adresse invitée, confirme cette adresse et accepte. D’ici là, l’invitation attend sous « Invitations en attente » avec sa date d’expiration ; « Révoquer » la retire, et elle ne compte alors plus dans votre licence. L’e-mail indique l’espace de travail, le rôle et qui invite, ainsi que la date jusqu’à laquelle l’invitation est valable.
Questions fréquentes
- Pourquoi une invitation a-t-elle été refusée ?
Votre licence couvre une tranche de salariés, et les membres plus les invitations en attente comptent dans cette tranche. Le message indique la taille d’équipe dont vous auriez besoin. Un propriétaire ou un administrateur peut agrandir la taille d’équipe à côté de l’adresse dans l’application web, et une fois que c’est fait, l’invitation repart avec le même rôle et les mêmes équipes. Les autres sont invités à s’adresser à un propriétaire ou à un administrateur. Vous pouvez aussi révoquer une invitation dont vous n’avez plus besoin.
- L’invitation a expiré. Que faire ?
Révoquez-la et envoyez-en une nouvelle.
- Puis-je inviter quelqu’un qui utilise déjà Setvos ?
Oui. La personne accepte avec le compte qu’elle a déjà et passe d’un espace de travail à l’autre depuis le menu en haut de la barre latérale.
- Un praticien de notre ancien système nous rejoint. Récupère-t-il ses visites ?
Invitez-le comme d’habitude. Les visites importées à son nom attendent au nom du propriétaire jusqu’à ce que vous les confiiez : une fois l’invitation acceptée, ouvrez Paramètres › Données, trouvez son nom sous « Visites conservées au nom d’un ancien praticien » et appuyez sur « Confier à… ». Inviter reste votre choix — un import n’ajoute jamais de membres.
- Puis-je inviter des personnes depuis le téléphone ?
Oui, avec la permission des réglages de l’espace de travail : « Inviter des personnes » prend plusieurs e-mails, un rôle — Finance compris — et des équipes, et affiche un résultat pour chaque adresse. Si l’équipe a déjà la taille que couvre votre licence, l’application le dit et ajoute, pour toute personne autre que le propriétaire, « Adressez-vous au propriétaire de l’espace de travail. » Les invitations en attente peuvent être révoquées, et les changements d’e-mail en attente approuvés ou refusés.
À lire ensuite
Configurer les rôles et les droits
Utilisez les quatre rôles prêts à l’emploi ou créez les vôtres : choisissez ce que chaque rôle peut faire dans chaque module et de qui il voit les enregistrements.
Regrouper les personnes en équipes
Créez des équipes pour qu’un rôle limité à sa propre équipe voie le travail de toute l’équipe, et pour que les invitations placent directement les nouveaux arrivants dans ces équipes.
Modifier le nombre de salariés couverts par votre licence
Votre licence couvre une tranche d’employés, dès une personne ; une deuxième personne correspond à la taille suivante, facturée au prorata. Prenez plus grand quand l’équipe grandit, ou plus petit au prochain renouvellement.
Ajouter un salarié
Créez la fiche d’un salarié avec les détails de son poste et sa date d’entrée, pour que les congés, l’intégration et la paie puissent s’en servir.
Préparez les rôles avant d’inviter votre équipe
Une invitation porte un rôle, et ce rôle détermine ce que la personne voit dès sa première connexion. Vérifiez d’abord les rôles : personne ne verra plus que ce qu’il doit voir.
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