Posteingang · Anleitung
Eine Konversation lesen und beantworten
Öffnen Sie eine Konversation, sehen Sie, wer geschrieben und was er angehängt hat, und antworten Sie über denselben Kanal, auf Wunsch mit einem KI-Entwurf.
Eine Konversation öffnen
Klicken Sie im Posteingang auf die Konversation. Das Öffnen markiert sie als gelesen, es sei denn, Ihre Rolle darf den Posteingang nur ansehen. Auf dem Smartphone tritt die Konversation an die Stelle der Liste; tippen Sie oben auf „Offen“, um zurückzukehren.
Die Nachrichten lesen
Die Nachrichten stehen von der ältesten bis zur neuesten, Ihre rechts. Klicken Sie auf einen Anhang, um ihn in einem neuen Tab zu öffnen.
Sehen, wer es ist
Ist der Absender ein bekannter Kunde, öffnet der Name unter dem Betreff seine Seite, sodass Sie vor der Antwort seinen Verlauf prüfen können. „Unbekannter Absender“ bedeutet, dass kein Kunde passt.
Ihre Antwort schreiben
Tippen Sie in „Antworten…“ und klicken Sie auf die Senden-Schaltfläche. Die Antwort geht über den Kanal hinaus, über den die Konversation hereinkam, und eine Antwort holt eine zurückgestellte oder archivierte Konversation nach „Offen“ zurück. Ohne verbundenes Postfach geht Ihre Antwort als schlichter Brief unter dem Namen Ihres Arbeitsbereichs, mit Ihrem Namen unterschrieben, und die Antwort des Kunden kommt an Ihre eigene Adresse.
Die KI einen Entwurf schreiben lassen
Ist KI für Ihren Workspace eingeschaltet, schreibt „Antwort entwerfen“ aus den letzten Nachrichten einen Vorschlag in das Antwortfeld, in der Sprache Ihres Workspaces, wie jede Nachricht an einen Kunden. Lesen Sie ihn und ändern Sie, was nötig ist; gesendet wird erst, wenn Sie auf Senden klicken.
Wenn eine Antwort nicht hinausgeht
Eine Antwort wird erst gespeichert, wenn sie verschickt ist. Lehnt Ihr verbundenes Postfach, Telegram oder Meta sie ab, sehen Sie den Grund, und nichts wird erfasst, sodass Sie es erneut versuchen können. Instagram und Messenger nehmen eine Antwort nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden an.
Häufige Fragen
- Von welcher Adresse kommen meine E-Mail-Antworten?
Von Ihrem verbundenen Postfach, und die Antwort des Kunden kommt in dieselbe Konversation zurück. Ohne Postfach sendet Setvos die Antwort von seiner eigenen Adresse unter dem Namen Ihres Workspaces, und die Antwort des Kunden geht an Ihre eigene E-Mail-Adresse statt in den Posteingang. Verbinden Sie Ihr Postfach unter Integrationen › Postfach, damit die ganze Konversation hier bleibt.
- Warum gibt es kein Antwortfeld?
Ihre Rolle erlaubt Ihnen, den Posteingang anzusehen, aber nicht, darin zu antworten. Ein Inhaber oder Admin kann das unter Einstellungen › Rollen & Berechtigungen ändern.
- Kann ich eine Notiz hinterlassen, die nur mein Team sieht?
Nein. Alles, was Sie in das Antwortfeld tippen, geht an den Kunden.
- Können Kunden Fotos schicken?
Ja. Ein Foto oder eine Datei, die ein Kunde über Telegram, Instagram oder Messenger schickt, kommt mit der Bildunterschrift im Gespräch an und öffnet sich aus der Nachricht. Über Ihrem Speicherlimit kommt die Nachricht trotzdem an, ohne die Datei.
- Wie antworte ich auf dem Telefon?
Öffnen Sie das Gespräch im Tab Posteingang. Das Antwortfeld zeigt, über welchen Kanal Sie antworten. Hängen Sie bis zu fünf Dateien aus der Kamera, der Mediathek oder „Dateien“ an, je bis zu 10 MB: Bilder, PDF, Text und Office-Dokumente. „Entwurf mit KI“ gibt es, wenn KI eingeschaltet ist. Kann die Antwort nicht raus — das 24-Stunden-Fenster von Meta ist zu, Telegram hat sie nicht zugestellt oder der Kanal nimmt die Datei nicht —, sagt die App, warum, und behält Ihren Text. Nachrichten erscheinen als reiner Text; das Telefon zeigt nie das HTML einer Nachricht.
- Warum kann ich in manchen Telegram-Chats keine Datei anhängen?
Ein Chat mit dem Setvos-Bot überträgt nur Text, deshalb ist die Schaltfläche zum Anhängen dort ausgeschaltet und nennt den Grund. Chats über den eigenen Bot Ihres Salons nehmen Dateien an.
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Konversationen übernehmen, zurückstellen und archivieren
Zeigen Sie Ihrem Team, welche Konversationen Sie übernommen haben, legen Sie beiseite, was warten kann, und archivieren Sie Erledigtes, einzeln oder mehrere auf einmal.
Die Kanäle verbinden, über die Ihre Kunden schreiben
Holen Sie Ihr gemeinsames Postfach, Ihren Telegram-Bot und Ihre Instagram- und Messenger-Seite in den Posteingang, damit jede Kundennachricht an einem Ort landet.
Mit der Seite eines Kunden arbeiten
Lesen Sie den Verlauf eines Kunden, erfassen Sie Notizen und Anrufe und halten Sie seine Angaben, Dateien und Aufgaben auf einem Bildschirm aktuell.
KI-Funktionen ein- oder ausschalten
KI-Funktionen bleiben aus, bis ein Inhaber oder Admin sie einschaltet. Hier steht, was sie tun, was Ihren Workspace verlässt und wie das Guthaben funktioniert.
Ein gemeinsames Postfach mit dem Posteingang verbinden
Holen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse in den Posteingang, damit Ihr Team Kundenmails an einem Ort liest und beantwortet und Antworten von Ihrer eigenen Adresse hinausgehen.
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