Deals · Anleitung
Zeit erfassen und abrechnen
Erfassen Sie die für einen Kunden geleisteten Stunden – auf einem Deal, auf seiner Seite oder auf der Seite seines Unternehmens – und machen Sie aus den offenen Stunden einen Rechnungsentwurf mit einer Zeile je Deal.
Legen Sie den Stundensatz jedes Mitglieds fest
Öffnen Sie Einstellungen › Pipelines (Inhaber oder Admin) und füllen Sie „Stundensätze“ aus: was eine Stunde jedes Mitglieds kostet, in der Währung Ihres Workspace. Ein Eintrag behält den Satz, mit dem er erfasst wurde; ein neuer Satz ändert also nur die danach erfasste Zeit. Zeit, die erfasst wurde, bevor ihr Mitglied einen Satz hatte, wird zu dem Satz abgerechnet, der am Tag der Rechnung gilt.
Erfassen Sie Zeit
Die Karte „Zeit“ steht auf der Seite eines Deals, eines Kunden und eines Unternehmens. Ihr Plus öffnet „Zeit erfassen“: den Tag, Stunden und Minuten, was erledigt wurde, und „Dem Kunden berechnen“, das Sie für Zeit abwählen, die Sie nicht berechnen. Auf einem Deal erfasste Zeit gehört zum Kunden des Deals: zu seinem Unternehmen, wenn er eines hat, sonst zu seinem Kontakt.
Oder lassen Sie den Timer laufen
Die Wiedergabe-Taste startet einen Timer für die Seite, auf der Sie sind. Er läuft weiter, wenn Sie neu laden oder eine andere Seite öffnen, und es läuft immer nur einer. Stoppen Sie ihn auf derselben Karte: „Zeit erfassen“ öffnet sich mit den Minuten, auf eine ganze Minute aufgerundet, zum Prüfen und Speichern.
Ändern oder entfernen Sie einen Eintrag
Stift und Papierkorb neben einem Eintrag ändern oder entfernen ihn, solange er nicht abgerechnet ist. Abgerechnete Zeit ist gesperrt und zeigt „Abgerechnet“, das ihre Rechnung öffnet. Stornieren Sie diese Rechnung oder löschen Sie sie, solange sie ein Entwurf ist, und ihre Zeit ist wieder offen.
Rechnen Sie die offene Zeit ab
Die Karte zeigt, was noch abzurechnen ist, und den Betrag. „Offene Zeit abrechnen“ erstellt einen Rechnungsentwurf für den Kunden: eine Zeile je Deal, nach ihm benannt, und eine Zeile für Zeit ohne Deal, jede mit Stunden und Daten in der Beschreibung. Die Rechnung eines Unternehmens richtet sich an eine seiner Personen, die Sie wählen. Lassen Sie die Daten leer, um alles abzurechnen, oder geben Sie einen Monat an, um diesen Monat abzurechnen. Der Entwurf öffnet sich, damit Sie ihn wie jede andere Rechnung prüfen, ändern und versenden.
Auf dem Telefon
In Setvos Business zeigen die Seite eines Deals und die Seite eines Kunden die noch abzurechnende Zeit und die letzten Einträge, und „Zeit erfassen“ fügt einen hinzu. Timer, Änderungen an Einträgen, die Abrechnung und die Sätze finden Sie im Web.
Häufige Fragen
- Bezahle ich damit mein Team?
Nein. Das ist die Zeit, die Sie Ihren Kunden berechnen. Was Ihr Team bekommt, ergibt sich aus der Zeiterfassung und der Lohnabrechnung, in die diese Zeit nie einfließt.
- Wer sieht wessen Zeit?
Der „Datensatzbereich“ der Deals gilt für die Person, die die Arbeit geleistet hat: Eine Rolle, die nur eigene Deals sieht, sieht, erfasst und berechnet nur eigene Zeit. Zum Erfassen braucht es eine Rolle, die Deals bearbeiten darf, zum Abrechnen zusätzlich das Recht, Rechnungen zu erstellen.
- Warum wurde die Rechnung wegen eines fehlenden Satzes abgelehnt?
Jeder Eintrag braucht einen Satz, um bewertet zu werden – seinen eigenen oder den seines Mitglieds. Legen Sie unter Einstellungen › Pipelines einen Satz für die in der Meldung genannten Personen fest und rechnen Sie erneut ab; bis dahin wurde nichts berechnet.
- Sieht mein Kunde jeden Eintrag?
Nein. Die Rechnung enthält eine Zeile je Deal mit den Stunden insgesamt und den Daten, ohne Ihre Notizen und ohne, wer was gemacht hat.
Weiterlesen
Auf der Seite eines Deals arbeiten
Verschieben Sie einen Deal in eine andere Phase, erfassen Sie, was passiert ist, halten Sie seine Angaben aktuell und sehen Sie die Aufgaben dazu, alles auf einem Bildschirm.
Ihre Pipelines und ihre Phasen einrichten
Benennen Sie die Phasen, die Ihre Deals durchlaufen, um, ordnen Sie sie neu, fügen Sie welche hinzu oder entfernen Sie sie, legen Sie fest, welche Phasen einen Deal abschließen, und wählen Sie die Standard-Pipeline.
Eine Rechnung erstellen und senden
Erstellen Sie einen Rechnungsentwurf aus Ihren Produkten oder frei eingegebenen Positionen, prüfen Sie ihn und schicken Sie ihn dem Kunden als PDF per E-Mail.
Einen Datensatz für jede Firma führen, mit der Sie arbeiten
Fassen Sie die Personen, mit denen Sie zu tun haben, unter ihrer Firma zusammen, sehen Sie die offenen Deals jeder Firma und lassen Sie neue Kunden über ihre E-Mail-Domain automatisch zuordnen.
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