Import, Export und Daten · Anleitung
Kunden, Leistungen oder andere Datensätze aus einer Datei importieren
Übernehmen Sie Ihre Liste aus Altegio, YCLIENTS, EasyWeek, Appointer, Fresha oder einer Tabelle. Sie sehen, was die Datei bewirken würde, bevor etwas gespeichert wird.
Die Datei besorgen
Exportieren Sie die Liste aus Ihrem alten System so, wie sie kommt – als CSV-Datei oder Excel-Arbeitsmappe (.xlsx) –, oder speichern Sie Ihre Tabelle in einem der beiden Formate. Eine CSV mit Semikolons oder in kyrillischer Kodierung aus Excel wird gelesen, wie sie ist; aus einer Arbeitsmappe wird das erste Blatt gelesen. Eine alte .xls-Datei nicht: Speichern Sie sie als .xlsx oder CSV. Behalten Sie die Spaltennamen des alten Systems: Setvos kennt die üblichen. Ein langer Verlauf kann in mehreren Dateien kommen, eine pro Zeitraum.
Den Import starten
Öffnen Sie Einstellungen › Daten, suchen Sie die Datensatzart, die die Datei enthält, klicken Sie auf „Importieren“ und wählen Sie die Datei. Unter der Liste öffnet sich eine Vorschau; noch wird nichts gespeichert. Unsicher beim Format? „Vorlage herunterladen“ liefert eine Datei mit den richtigen Spalten und einer Beispielzeile.
Angeben, woher die Datei stammt
Wählen Sie in der Vorschau unter „Herkunft“ Altegio / YCLIENTS, EasyWeek, Appointer, Fresha oder Excel / Google Sheets. So lernt Setvos die Spaltennamen dieses Systems; „Beliebiges System“ passt für eine Datei mit unseren Spaltennamen.
Die Spalten zuordnen
Die Vorschau zeigt, welche Spalten zugeordnet wurden und welche ignoriert werden. Wählen Sie für eine Spalte, die Setvos nicht erkannt hat, das passende Feld oder „Nicht importieren“. Ist KI eingeschaltet, schlägt „Mit KI vorschlagen“ eine Zuordnung für die übrigen Spalten vor.
Festlegen, wem die Kontakte und Deals gehören
Importierte Kontakte und Deals gehören Ihnen, es sei denn, die Datei hat eine Eigentümer-Spalte mit der E-Mail-Adresse eines Teammitglieds; dann geht jede Zeile an diese Person. Eine E-Mail-Adresse, die niemandem in Ihrem Team gehört oder jemandem, dem Sie laut Ihrer Rolle keine Datensätze zuweisen dürfen, wird in ihrer Zeile als Problem aufgeführt.
Festlegen, was mit Duplikaten passiert
Wählen Sie bei Kontakten, Firmen und Produkten unter „Bereits vorhandene Zeilen“ zwischen „Unverändert lassen“ und „Aus der Datei aktualisieren“. Eine Aktualisierung schreibt nur die Zellen, die die Datei ausfüllt – eine leere Zelle löscht nie einen vorhandenen Wert. Aktualisiert werden nur Kontakte, die Sie laut Ihrer Rolle sehen dürfen; eine Zeile, die zum Kontakt eines Kollegen passt, wird als Duplikat übersprungen.
Vergangene Besuche: Fachkräfte, Status und neue Kunden
Importieren Sie zuerst die Kunden, dann Leistungen und Preise, dann die vergangenen Besuche – so findet jeder Besuch seinen Kunden und seine Leistungen. Eine Besuchsdatei nennt ihre Fachkräfte: Ordnen Sie in der Vorschau jeden Namen einer Person in Ihrem Team zu oder behalten Sie ihn als frühere Fachkraft – diese Besuche liegen dann beim Inhaber, mit dem Namen daneben, und Sie übergeben sie später unter Einstellungen › Daten. Jeder Besuch behält seinen Status (erschienen, nicht erschienen, storniert), seine Leistungen und seinen Betrag. Ein Kunde, der noch nicht in Ihrer Liste steht, wird aus dem Besuch angelegt, und ein Besuch, den das alte System als wartend oder bestätigt führte, zählt als wahrgenommen – die Vorschau sagt, wie viele. Eine Leistung ohne Preis in ihrer Datei wird angelegt, erscheint aber nicht auf Ihrer Buchungsseite, bis Sie einen Preis eintragen.
Prüfen und importieren
Lesen Sie die Zahlen – neu, aktualisiert, übersprungen und mit Problemen – und die nach Zeilen aufgeführten Probleme. Klicken Sie dann auf „Diese Zeilen importieren“. Eine große Datei wird im Hintergrund importiert, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Import fertig ist.
Mit abgelehnten Zeilen umgehen
„Abgelehnte Zeilen herunterladen“ liefert Ihnen die Zeilen, die nicht gespeichert werden konnten, zum Korrigieren und erneuten Importieren. Lässt sich eine Datei gar nicht importieren, eröffnet „Diese Datei an uns senden“ einen Fall bei unserem Support-Team.
Häufige Fragen
- Entstehen Duplikate, wenn ich dieselbe Datei zweimal importiere?
Nicht bei Kontakten, Firmen und Leistungen und nicht bei Produkten mit Artikelnummer (SKU): Vorhandene Zeilen werden übersprungen oder, wenn Sie das gewählt haben, aktualisiert. Deals und vergangene Besuche haben nichts, woran sie sich zuordnen ließen, deshalb fügt ein zweiter Import sie erneut hinzu. Ein Import von Kunden, Leistungen oder vergangenen Besuchen lässt sich rückgängig machen, bis Sie verwenden, was er gebracht hat; andere Importe nicht. Prüfen Sie die Zahlen in der Vorschau, bevor Sie auf „Diese Zeilen importieren“ klicken.
- Warum werden zukünftige Termine nicht importiert?
Der Terminimport ist nur für vergangene Besuche gedacht. Buchen Sie kommende Termine unter Buchungen, wo Dienstplan und Terminkalender jeden einzelnen prüfen, damit nichts doppelt gebucht wird.
- Was passiert mit dem Bestand, wenn ich Produkte importiere?
Eine Mengenspalte kennzeichnet jedes Produkt als eines, dessen Bestand Sie zählen. Ist das Modul Lager eingeschaltet, geht die Menge als Anfangsbestand in Ihr erstes Lager, aber nur bei einem Produkt, das noch in keinem Lager liegt; bei einem, das schon in einem Lager liegt, ändert die Datei den Bestand nicht – korrigieren Sie die Zählung dann unter Lager › Bestand.
- Meine Datei ist eine Excel-Datei. Was tun?
Laden Sie sie hoch, wie sie ist: Eine .xlsx-Arbeitsmappe wird direkt gelesen, nur das erste Blatt. Nur eine alte .xls-Datei muss neu gespeichert werden, als .xlsx oder CSV.
- Wie läuft ein Import auf dem Telefon?
Wählen Sie eine CSV-, .xlsx- oder .txt-Datei bis 10 MB, wählen Sie die „Herkunft“ — Altegio zuerst — und prüfen Sie die Vorschau: die Zahlen, die erkannten Spalten und, nach Zeilen, die Zeilen, die nicht importiert werden. Korrigieren Sie eine Spalte unter „Welche Spalte was ist“ (auf einem iPad eine Tabelle), oder tippen Sie auf „Zuordnung vorschlagen“, wenn KI eingeschaltet ist. Wo Zeilen schon vorhanden sein können, wählen Sie, ob sie unverändert bleiben oder aus der Datei aktualisiert werden. „Diese Zeilen importieren“ zeigt die Zahlen oder sagt, dass der Import begonnen hat und eine Benachrichtigung kommt, wenn er fertig ist. Außerdem gibt es „Abgelehnte Zeilen herunterladen“, „Vorlage herunterladen“ und „Diese Datei an uns senden“.
- Wo finde ich „Ihre Daten“ auf dem Telefon?
In den Workspace-Einstellungen: Importieren, Umzug von Altegio — mit ehemaligen Mitarbeitenden zur Übergabe —, Importverlauf, Exportieren und, für den Inhaber, Workspace löschen. Ein Import läuft in denselben Schritten wie im Web.
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Einen Import rückgängig machen
Nehmen Sie die Kunden, Leistungen oder vergangenen Besuche zurück, die ein Import angelegt hat, wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht.
Doppelte Kunden zusammenführen
Finden Sie Kunden, die mehrfach angelegt wurden, wählen Sie den Kontakt, den Sie behalten, und führen Sie die anderen samt Terminen, Rechnungen, Punkten, Dateien und Verlauf darin zusammen.
Ihre Kundenliste importieren oder exportieren
Holen Sie eine CSV-Datei mit Kunden über die Kundenliste herein, sehen Sie genau, was passieren wird, bevor etwas gespeichert wird, und laden Sie Ihre Liste als Tabelle herunter.
KI-Funktionen ein- oder ausschalten
KI-Funktionen bleiben aus, bis ein Inhaber oder Admin sie einschaltet. Hier steht, was sie tun, was Ihren Workspace verlässt und wie das Guthaben funktioniert.
Eigene Felder zu Kontakten, Firmen und Deals hinzufügen
Ergänzen Sie Angaben, nach denen Setvos standardmäßig nicht fragt – ein Autokennzeichen, eine Allergie, eine Vertragsnummer –, füllen Sie sie bei Kontakten, Firmen und Deals aus und filtern Sie Listen danach.
Suchen Sie nach einem Import nach doppelten Kunden
Ein Kunde, den Ihr altes System doppelt führte oder der sich später zum Buchen mit einer E-Mail-Adresse anmeldet, die nicht in Ihrer Datei stand, kann am Ende zwei Kontakte haben. Beim Zusammenführen bleibt einer mit allem, was dazugehört.
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