L’inscription au trimestre sans tableur
La plupart des centres inscrivent un enfant au trimestre dans un tableur, puis le réservent à la main à chaque séance — ou pas du tout. Le tableur sait qui est inscrit, l’agenda sait qui vient, et personne ne remarque quand les deux divergent.
La solution : que l’inscription soit la réservation. Donnez un planning au groupe, inscrivez l’enfant une fois entre deux dates, et laissez l’agenda tenir sa place à chaque séance.
Un planning pour chaque groupe
Un groupe est un cours avec un nombre de places, un enseignant, une salle, un jour de la semaine et une heure. Ses séances ouvrent environ quatre mois à l’avance et se complètent au fil des semaines, si bien que l’agenda montre toujours le trimestre. Un parent peut toujours réserver une séance d’essai depuis votre lien, comme n’importe quelle autre séance.
Inscrit une fois, une place chaque semaine
Une inscription demande le groupe, l’enfant et le premier jour, et le dernier s’il y en a un. Chaque séance entre les deux reçoit la place de l’enfant. Une séance déjà complète est sautée et signalée, jamais forcée, et l’e-mail qui confirme la place cite ces dates.
L’inscription est la réservation. Rien n’est recopié d’un tableur dans l’agenda, parce qu’il n’y a pas de tableur.
Quand le trimestre ne se passe pas comme prévu
Un enfant absent deux semaines voit sa place suspendue : ses places à ces séances reviennent au groupe, et l’inscription reprend ensuite. Un enfant qui change de niveau est transféré : le nouveau groupe commence le jour que vous choisissez, l’ancien se termine la veille, et ce qui paie la place suit. Un enfant qui part voit sa place terminée, et les places après ce jour sont libérées.
- Un planning par groupe, ouvert des mois à l’avance.
- Une inscription par enfant, avec une place à chaque séance.
- Suspendre, transférer ou terminer : une action chacun.
Payé par place
Chaque place se paie à part : par un carnet de séances décompté dans la liste de présence, ou par un tarif mensuel dont la facture est envoyée au parent par e-mail chaque mois avec un lien pour payer sur votre propre passerelle. Un e-mail et un message confirment la place.
À savoir : un groupe qui se réunit deux fois par semaine, ce sont deux plannings, et l’enfant est inscrit aux deux. Un même carnet peut payer les deux places ; un tarif mensuel se met sur l’une des deux.