Des visites tous les quinze jours dans un seul planning
Une entreprise de ménage, ce sont surtout les mêmes adresses, encore et encore. Le travail n’est pas de trouver des clients, mais d’empêcher trente visites bimensuelles, quatre femmes de ménage et quelques équipes de se percuter un jeudi matin.
L’outil habituel est un groupe de discussion et un calendrier papier au mur du bureau. Il tient jusqu’à ce que quelqu’un tombe malade, qu’un client demande de sauter une semaine ou qu’un grand ménage exige trois personnes déjà réservées ailleurs.
Une série par client régulier
Fixez chaque client régulier une fois à l’accueil en réservation régulière — chaque semaine, tous les quinze jours ou chaque mois — avec la personne qui y va d’habitude. Chaque visite arrive dans l’agenda comme une réservation à part, avec son rappel. Un conflit avec un jour férié ou un jour de repos est signalé, jamais forcé par-dessus autre chose.
Comme chaque visite est une réservation à part, un client qui veut en sauter une la déplace ou l’annule depuis son lien, et le reste de la série demeure. Quand une femme de ménage est malade, passez ses visites du jour à quelqu’un d’autre dans l’agenda ; les clients gardent leurs créneaux.
Équipes, marges et trajet
- Une prestation qui demande une équipe réserve jusqu’à six personnes à la fois et bloque l’agenda de chacune.
- Le trajet après chaque visite à l’adresse du client laisse le temps de rejoindre la suivante.
- Un acompte sur les premières visites et les grands ménages, conservé dans votre délai d’annulation.
Une équipe, ce sont trois agendas, pas une réservation avec une note « amène deux personnes de plus ».
L’adresse porte l’historique
Codes d’alarme, emplacement de la clé et préférences du client vont dans des champs personnalisés de sa fiche ; l’adresse et l’accès sont gardés sur chaque visite. Les photos avant et après sont jointes à chaque visite : une réclamation trois jours plus tard se règle sur pièce, pas avec le téléphone de quelqu’un.
Payer l’équipe
Le personnel est payé à l’heure selon le planning publié ou la pointeuse, ou à la commission sur l’encaissé en caisse, avec des ajustements saisis avec leur motif. L’équipe voit sa journée dans l’agenda, dans le navigateur de n’importe quel téléphone, et la vue du jour s’imprime comme la liste de chacun.
Le trajet et votre secteur
Le temps de trajet est un temps que vous fixez après chaque visite, pas une distance. Un rayon autour de votre établissement garde les réservations en ligne dans les quartiers que vous couvrez dès que la vérification des adresses commence ; d’ici là, indiquez sur votre page lesquels. Pour une équipe de quelques personnes avec des clients réguliers, c’est le planning qui compte, et il fonctionne aujourd’hui.