Un pipeline de la demande à la facture de solde
Une demande de mariage en mars, une soirée d’entreprise en juin, trois anniversaires d’enfants le week-end prochain. Chacun passe par les mêmes étapes, et chacun se trouve à un endroit différent de l’historique de discussion de quelqu’un.
Les organisateurs d’événements et les agences de fêtes perdent rarement de l’argent sur l’événement lui-même. Ils en perdent avant et après : la demande traitée trop tard, l’acompte que personne n’a relancé, la facture de solde envoyée une semaine après la fête, quand l’enthousiasme est retombé. Un pipeline est la solution la moins chère aux trois.
Chaque événement est une affaire sur des étapes que vous nommez
Demande, devis envoyé, acompte reçu, confirmé, terminé — ou vos vraies étapes. Chaque événement est une affaire avec sa date prévue, son montant et son responsable. Mariages et anniversaires d’enfants peuvent vivre dans deux pipelines s’ils avancent différemment. Le tableau montre d’un coup d’œil quels événements sont bloqués, et où.
Le client a de vos nouvelles à la bonne étape
Choisissez l’étape où le silence coûte le plus — en général le moment où l’acompte arrive —, écrivez le message que le client doit y recevoir (« votre date est bloquée, voici la suite ») et activez le message d’étape. Quand une affaire atteint cette étape, le client le reçoit sans que personne ait à y penser. Le message porte sur une seule étape : choisissez celle qui compte.
Les clients pardonnent moins le silence qu’une réponse tardive. Un message à la bonne étape, c’est ce qui fait qu’une agence de trois personnes ressemble à une agence de dix.
Devis, acompte, solde
- Un devis depuis la fiche du client, avec la formule, les extras et sa date de validité.
- Une facture d’acompte payée par lien quand le client accepte.
- La facture de solde après l’événement, payée par lien, avec un rappel si vous l’activez.
Le devis et les factures sont dans la fiche du client à côté de l’affaire ; une facture n’est pas rattachée à l’affaire elle-même. Un contrat signé, si vous en utilisez un, est conservé en fichier sur la fiche du client — rien ne se signe dans l’application.
Les animateurs dans leur propre agenda
Pour les fêtes qui ont lieu à une heure précise et demandent du monde, l’agenda compte autant que le pipeline. Une fête réservée comme une prestation qui demande un ou deux animateurs bloque l’agenda de chacun : personne n’est envoyé à deux endroits à la fois. Une formule — animateur, maquillage, salle — se réserve par parties, chacune dans son agenda. Les parents peuvent réserver la fête standard eux-mêmes sur votre page, avec un acompte.
À quoi ressemble un bon mois
Le premier du mois, le pipeline vous dit quels événements sont confirmés, lesquels attendent l’acompte et quels devis sont restés sans réponse. Les agendas des animateurs vous disent qui travaille quel samedi. Et aucune facture de solde n’attend que quelqu’un se souvienne que la fête a eu lieu.