Facturación · Cómo hacerlo
Haz un presupuesto y conviértelo en factura
Ofrece un precio antes de facturar: crea un presupuesto, dáselo al cliente, registra su respuesta y conviértelo en factura.
Empieza un presupuesto
Abre Facturación y pulsa «Nuevo presupuesto». Es el formulario de factura, con «Válido hasta» en lugar de la fecha de vencimiento: hasta ese día, el precio se mantiene.
Rellénalo
Elige al cliente en «Facturar a», añade las líneas, el impuesto y, si lo hay, el descuento, exactamente como en una factura, y pulsa «Crear borrador». El presupuesto recibe su propio número, QUO-0001 y así sucesivamente, y mientras es un borrador, «Editar» lo cambia.
Dáselo al cliente
Pulsa «Enviar» en el presupuesto. El correo va a la dirección del cliente, salvo que escribas otra en «Para»; si quieres, añade una nota breve en «Mensaje (opcional)» y pulsa «Enviar presupuesto». El correo indica que es un presupuesto, lleva el PDF y la fecha hasta la que es válido, y no pide ningún pago. El presupuesto queda marcado como enviado y, mientras lo está, «Reenviar» lo vuelve a enviar. Si prefieres mandar tú el archivo, pulsa «PDF» (en el teléfono, bajo el botón ⋯). Por correo llega como presupuesto, con su fecha de validez, sin botón de pago y con el PDF adjunto.
Registra su respuesta
Pulsa «Aceptar» o «Rechazar» en el presupuesto, y mostrará «Aceptado» o «Rechazado». Cuando pasa la fecha «Válido hasta», el presupuesto muestra «Vencido» y ya no se reenvía: una oferta nueva es un presupuesto nuevo con una fecha nueva. Si el cliente dice que sí un poco tarde, todavía puedes aceptarlo.
Conviértelo en factura
Pulsa «Convertir en factura». Setvos crea un borrador de factura nuevo con las líneas del presupuesto, marca el presupuesto como aceptado y lo conserva tal como estaba; «Abrir la factura», en el presupuesto, te lleva a ella. La factura nueva no tiene fecha de vencimiento, así que fija una con «Editar» y después envíala.
Preguntas frecuentes
- ¿Dónde encuentro mis presupuestos?
En Facturación, elige «Presupuestos» en el primer filtro o busca el número, por ejemplo QUO-0007. Con los presupuestos en la lista, el filtro de estado también ofrece «Aceptado», «Rechazado» y «Vencido».
- ¿Un presupuesto enviado cuenta como dinero pendiente?
No. Un presupuesto es una oferta, así que nunca vence y queda fuera de los totales pendientes y de los informes. La factura que crees a partir de él sí cuenta.
- ¿Y si pulso «Convertir en factura» dos veces?
Obtienes una sola factura. La segunda pulsación encuentra la factura que creó la primera.
- ¿Puede el cliente firmar el presupuesto?
«Firmar con Diia.Signature», en el presupuesto, le da al cliente un enlace y un código para confirmar en la app Diia de su teléfono. La firma es de Diia; Setvos conserva el documento tal como se envió y la firma que devuelve Diia. Si la firma todavía no está conectada, la ventana lo indica.
- ¿Puedo gestionar presupuestos en el teléfono?
Sí. Envía un presupuesto mientras no haya vencido ni se haya aceptado o rechazado; «Aceptar», «Rechazar» con un motivo, o convertirlo en factura, que abre el nuevo borrador. Con Diia.Signature conectado, el teléfono muestra un código QR para firmar con Diia y se actualiza solo en cuanto se firma; en la conexión de prueba dice que las firmas no tienen validez legal.
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Crea y envía una factura
Prepara un borrador de factura con tus productos o con líneas escritas a mano, revísalo y envíaselo al cliente por correo en PDF.
Cambia un borrador de factura
Edita el cliente, las fechas, las líneas, el impuesto y el descuento de una factura que todavía no se ha enviado.
Cobra una factura
Envía un enlace de pago, registra un pago en efectivo o por transferencia, acepta un pago parcial y descarga el PDF desde la página de la factura.
Facturas: preguntas frecuentes
Respuestas breves sobre la edición, los recordatorios, los presupuestos, las pasarelas, los impuestos y la eliminación de facturas.
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