Eine Mitgliedschaft verkaufen und am Laufen halten

1. 01

   Den Kunden anmelden

   Klicken Sie unter Treue & Geschenkkarten › Mitgliedschaften in der Zeile des Plans auf „Abonnieren“, suchen Sie den Kunden unter „Kunde“ und klicken Sie auf „Abonnieren“. Hat der Kunde Kinder, Haustiere oder Fahrzeuge erfasst, nennt „Für wen“, für wen das Abonnement ist.

2. 02

   Online bezahlen lassen oder selbst aktivieren

   Mit einem verbundenen Zahlungsanbieter öffnet sich ein Zahlungslink in einem neuen Tab: Schicken Sie ihn dem Kunden, und die Mitgliedschaft wird aktiv, sobald er bezahlt. Um ihn erneut zu senden, klicken Sie in der Spalte „Verlängerung“ des Abonnements auf „Zahlungslink kopieren“. Ohne Zahlungsanbieter wartet sie als „Ausstehend“. Zahlt der Kunde am Empfang, klicken Sie bei seinem Abonnement auf „Aktivieren“; das erfasst die Zahlung als Barzahlung und startet die Periode.

3. 03

   An der Kasse nutzen

   Haken Sie im Fenster „Kassieren“ die Zeile der Mitgliedschaft an. Ein Besuchspaket deckt die Leistungen ab und verbraucht einen Besuch, und ein Rabatt geht von den Leistungen ab. Die Zeile eines Stundenpakets nennt den Plan und die übrigen Stunden, und das Paket wird nur genutzt, wenn noch genug Stunden für den ganzen Besuch übrig sind. Andernfalls sagt die Zeile, dass die Stunden nicht reichen, sie lässt sich nicht anhaken, und der Besuch wird voll berechnet.

4. 04

   Mitglieder am Eingang einchecken

   „Am Eingang“ über den Plänen checkt Mitglieder ein, wenn sie ankommen. Jede laufende Mitgliedschaft hat einen eigenen Pass, einen QR-Code, den der Kunde auf seinem Telefon zeigt: Scannen Sie ihn in „Pass des Mitglieds“ oder tippen Sie ihn ein und klicken Sie auf „Einchecken“, oder klicken Sie in der Zeile des Mitglieds unter „Abonnements“ auf „Einchecken“. Bei mehreren Standorten wählen Sie zuerst den „Standort“. Ein Besuchspaket verbraucht beim ersten Eintritt des Tages an diesem Standort einen Besuch, ein erneuter Eintritt am selben Tag keinen; eine Rabatt-Mitgliedschaft hält den Eintritt nur fest. Ein Paket ohne verbleibende Besuche oder eine Mitgliedschaft, die nicht läuft, wird mit Begründung abgelehnt. Verlangt der Standort ein Einverständnis, wird der Eintritt erst erfasst, wenn das Mitglied es unterschrieben hat; für ein Kind unterschreibt ein Elternteil. „Gerade da“ zeigt, wer in den gewählten Stunden gekommen ist. Zum Einchecken braucht es eine Rolle, die Buchungen bearbeiten darf; es hält nur fest, wer gekommen ist, und öffnet keine Tür.

5. 05

   Verlängern

   Endet die Periode, wird ein Abonnement, das sich per Zahlungslink verlängert, „Überfällig“. Mit einem verbundenen Zahlungsanbieter erhält der Kunde eine Nachricht mit einem Link, um die nächste Periode zu bezahlen, über Telegram, WhatsApp, Viber oder SMS, je nachdem, was ihn erreicht, in der Sprache Ihres Workspaces, und die Mitgliedschaft verlängert sich, wenn er bezahlt; „Zahlungslink kopieren“ kopiert den Link, falls er erneut danach fragt. Zahlt der Kunde stattdessen am Empfang, klicken Sie auf „Aktivieren“: Eine neue Periode beginnt ab heute mit vollem Umfang. Ein Abonnement, das 7 Tage nach dem Ende seiner Periode noch überfällig ist, wird „Abgelaufen“. Ein archivierter Plan wird nicht verlängert.

   Ein Kunde, der eine Mitgliedschaft online kauft, kann bei LiqPay oder Fondy als Ihrem Zahlungsanbieter „Automatisch verlängern“ anhaken: Er stimmt zu, dass der Preis des Plans jede Periode von der Karte abgebucht wird, mit der er zahlt, bis er es ausschaltet, und was er wann zugestimmt hat, wird gespeichert. Drei Tage vor dem Periodenende, zwischen 09:00 und 20:00, erhält er eine Nachricht mit dem Tag, dem Betrag und den letzten vier Ziffern der Karte. Endet die Periode, wird die Karte einmal belastet, und solange die Abbuchung läuft, zeigt das Abonnement „Wird verlängert“. Wird die Karte abgelehnt, erhält der Kunde den Zahlungslink, und das Abonnement wird wie oben „Überfällig“; in dieser Periode wird die Karte nicht erneut belastet, und die Verlängerung per Karte bleibt für die nächste eingeschaltet. Ein solches Abonnement zeigt „Verlängert sich per Karte •••• 4242“. „Verlängerung per Karte ausschalten“ stellt es nach Ihrer Bestätigung auf den Zahlungslink um, und nur der Kunde kann sie wieder einschalten. Mit monobank oder ohne Haken verlängert es sich per Zahlungslink. Der Link ist eine kurze setvos.com-Adresse, sodass die SMS eine einzige Nachricht bleibt.

6. 06

   Einen verpassten Besuch zurückgeben

   „Nachholen“ wird bei einem aktiven Besuchs- oder Stundenpaket angeboten. Klicken Sie darauf, tragen Sie einen „Grund“ ein, legen Sie bei einem Stundenpaket unter „Gutzuschreibende Minuten“ die Minuten fest und klicken Sie dann auf „Gutschrift gewähren“. Ein Besuchspaket erhält einen Besuch zurück, ein Stundenpaket die Minuten, die Sie festgelegt haben. Eine Rabatt-Mitgliedschaft hat nichts zurückzugeben, daher gibt es bei ihr kein „Nachholen“.

7. 07

   Kündigen

   Klicken Sie beim Abonnement auf „Kündigen“, lesen Sie die Warnung und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf „Kündigen“. Es endet sofort: Was übrig ist, kann nicht mehr genutzt werden, und nichts wird erstattet. Eine Zahlung, die beim Kündigen oder später über einen zuvor gesendeten Link eingeht, geht an den Kunden zurück: eine Kartenzahlung automatisch über den Zahlungsdienst, eine Banküberweisung überweisen Sie von Ihrer Bank zurück. Eine Zahlung, die jemand genau beim Kündigen mit „Aktivieren“ erfasst, zahlen Sie selbst auf demselben Weg zurück, auf dem sie angenommen wurde; Sie werden darüber benachrichtigt. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Aktualisiert am 24. Oktober 2026