Les heures qui arrivent sur la facture
Une agence ou un cabinet de conseil qui facture à l’heure perd de l’argent entre le travail fait et la facture écrite : un appel rapide jamais reporté dans le tableur, un mois de petites retouches additionné de mémoire.
Le remède n’est pas un tableur plus strict. C’est saisir les heures là où le travail se trouve déjà — sur le client et sur l’affaire — et laisser la facture les lire.
Saisissez le temps là où se trouve le travail
La fiche de chaque affaire, client et entreprise porte une carte « Temps ». Saisissez une entrée avec son jour, ses heures et minutes et une ligne sur ce qui a été fait, ou lancez le chronomètre au début d’un appel et arrêtez-le à la fin : les minutes sont remplies, arrondies à la minute supérieure, à vérifier puis enregistrer. Le temps saisi sur une affaire appartient à son client — son entreprise s’il en a une, sinon la personne.
- Décochez « Facturer au client » pour le temps que vous ne facturez pas.
- Un seul chronomètre tourne à la fois, et il continue si vous rechargez la page.
- Une saisie se modifie ou se supprime tant qu’elle n’est pas facturée.
Un taux pour chaque membre
Le taux horaire de chaque membre se définit une fois, dans les réglages des affaires. Chaque saisie garde le taux auquel elle a été faite : une hausse en mars ne réévalue pas février. Le temps saisi avant que quelqu’un ait un taux est facturé au taux qu’il a le jour de la facture — et s’il n’en a toujours pas, la facture est refusée en le nommant plutôt que facturée à zéro.
Les heures se saisissent là où est le travail, et la facture les lit.
Un brouillon, une ligne par affaire
Quand la carte affiche du temps à facturer, « Facturer le temps en attente » en fait un seul brouillon de facture pour le client : une ligne par affaire, à son nom, et une pour le temps hors affaire, chacune avec ses heures et ses dates — « 12 h 30 min, 3–31 oct. » — dans la langue de votre espace de travail. La facture d’une entreprise est adressée à la personne que vous choisissez. Facturez tout d’un coup, ou mois par mois.
Le brouillon s’ouvre comme toute autre facture, pour être vérifié, modifié et envoyé avec son lien de paiement. Les heures qu’il contient sont verrouillées ; annulez la facture, ou supprimez le brouillon, et elles sont de nouveau à facturer.
Ce que cela ne fait pas
C’est le temps que vous facturez, pas celui que vous payez : il n’alimente jamais la pointeuse ni la paie. Un taux appartient à un membre, pas à un client ni à un service, et la facture montre les heures par affaire, pas chaque saisie ni sa note. Qui voit le temps de qui suit la portée des enregistrements des affaires : un rôle qui ne voit que ses propres affaires ne voit, ne saisit et ne facture que son propre temps.