Séances hebdomadaires, carnets et rattrapages
Une orthophoniste ne vend pas des rendez-vous. Elle vend un rythme : le même enfant, à la même heure, chaque semaine, pendant des mois. Tout ce qui entoure la séance — le rappel, le carnet, la semaine manquée — existe pour protéger ce rythme.
La plupart des cabinets le tiennent dans un cahier et une messagerie, et cela marche jusqu’à trente familles. Ensuite, le mardi à seize heures est réservé deux fois, un parent paie dix séances et personne ne sait combien il en reste, et une séance annulée pour un rhume est due puis oubliée.
Un créneau hebdomadaire par enfant
Fixez le créneau de chaque enfant une fois à l’accueil en réservation régulière — chaque semaine ou tous les quinze jours, jusqu’à la fin de l’année scolaire. Chaque séance arrive dans l’agenda comme une réservation à part, avec son rappel au parent la veille. Si une semaine tombe sur un jour férié, elle est signalée et laissée à votre choix, jamais glissée dans l’heure de quelqu’un d’autre.
Comme chaque séance est une réservation à part, le parent peut en déplacer une depuis son lien sans toucher aux autres, et vous voyez tout le trimestre d’un coup d’œil.
Des carnets que le parent peut lire
Vendez les séances par carnets de huit ou dix sur votre propre passerelle de paiement. Le carnet figure sur la fiche de l’enfant avec ce qu’il reste, une séance utilise son carnet à l’encaissement, et le titulaire du carnet voit le même solde sur sa propre page.
La question « combien de séances nous reste-t-il ? » doit avoir une seule réponse, et les deux parties doivent pouvoir la voir.
Des rattrapages sans discussion
Quand un enfant manque une séance pour une raison que vous acceptez, rendez la séance au carnet et notez le motif. Le solde augmente d’une unité, le motif reste dans l’historique, et le mois suivant personne n’a à se souvenir pourquoi.
- Une réservation régulière par enfant, chaque semaine ou tous les quinze jours.
- Un carnet de séances, utilisé à l’encaissement et visible par le parent.
- Un rattrapage : une séance rendue, avec son motif conservé.
L’enfant et le parent
Chaque enfant est une fiche sous le parent : les notes, les progrès et le carnet restent avec l’enfant, et le parent qui paie figure sur la facture. Deux enfants d’une même famille sont sous le même parent, chacun avec son créneau.
Une limite à connaître : Setvos conserve des notes de séance et des consentements, pas de dossier médical ni de diagnostic. Pour un cabinet qui enseigne, c’est en général tout ce qu’il faut.