Des séries, des annulations et un agenda à soi
Un cabinet de thérapie manuelle a une forme particulière : un praticien, une salle, une heure par patient et une série de cinq ou six séances sur deux mois. Chaque trou dans cette forme est une heure que personne d’autre ne peut utiliser.
Les trous viennent de trois endroits. La série qui s’arrête après la deuxième séance parce que personne n’a réservé la troisième. L’annulation tardive qui laisse une heure vide. Et l’agenda partagé où chaque praticien voit chaque client — gênant pour les clients, inutile pour les praticiens.
Réservez toute la série dès le premier jour
Fixez la série une fois à l’accueil en réservation régulière — chaque semaine ou tous les quinze jours, tant de fois — et chaque séance arrive dans l’agenda comme une réservation à part, avec son rappel. Une semaine en conflit est signalée, jamais forcée dans l’heure de quelqu’un d’autre. Le client déplace une séance depuis son lien si besoin, et les autres restent en place.
Les clients tiennent les dates qu’ils voient. Mettez la dernière séance de la série dans l’agenda dès le premier jour.
Qu’une annulation tardive coûte quelque chose
- Un acompte sur la première séance, conservé si le client annule dans votre délai.
- Une carte enregistrée à la réservation, et des frais d’absence prélevés dessus quand vous marquez la séance comme non honorée.
- Des rappels avant chaque séance — d’abord sur Telegram, par SMS là où Telegram n’arrive pas.
Dites quelle est la règle avant que le client paie, sur la page de réservation, pas après qu’il a manqué l’heure. Une règle acceptée se discute rarement.
Un agenda à soi
Réglez le rôle de chaque praticien sur la portée des enregistrements « Les siens uniquement », et il voit ses propres clients et rendez-vous, et ceux de personne d’autre. L’accueil peut réserver et encaisser pour tous, avec rapports, paie et réglages fermés.
Soyons précis sur un point : les notes vivent sur le rendez-vous, donc quiconque peut ouvrir une séance peut lire ses notes. « Les siens uniquement » tient un praticien à l’écart des clients d’un collègue ; cela ne cache pas les notes à l’accueil.
Ce que Setvos n’est pas
Il conserve des notes, des consentements signés et un champ de contre-indications pour votre travail. Ce n’est pas un logiciel de dossier médical : il ne pose aucun diagnostic et ne tient aucun plan de traitement. Un cabinet de santé réglementé a besoin en plus d’un logiciel de ce type.