Des forfaits sans ressaisir la facture
Toute agence au forfait a le même tableur : client, montant, jour du mois, payé ou non. Il fonctionne jusqu’au mois où quelqu’un est en congé, et la facture qui devait partir le premier part le dix-neuf.
Une facture en retard est rarement payée à temps, et une facture oubliée rarement payée du tout. La solution n’est pas la discipline : c’est retirer la ressaisie du mois. Voici comment une agence passe de la proposition au forfait sans tableur entre les deux.
1. La proposition vit dans un pipeline
Chaque prospect est une affaire sur des étapes que vous nommez — brief, proposition, négociation, gagné — avec l’étape suivante et son responsable sur la carte. Plusieurs pipelines peuvent coexister si le nouveau business et les ventes additionnelles avancent différemment. Une affaire immobile depuis trois semaines se voit d’un coup d’œil, ce qui est l’essentiel de ce qu’on attend d’un pipeline.
2. Le périmètre part en devis
Rédigez le périmètre en devis, avec ses lignes et sa date de validité, et envoyez-le depuis la fiche du client. Quand le client est d’accord, marquez le devis accepté : il devient la facture du premier mois ou de la mise en place, et le devis reste au dossier — au client qui a accepté le QUO-0007, on peut encore montrer le QUO-0007 un an plus tard.
Gardez le devis. La conversation sur ce qui était inclus arrive toujours, en général au septième mois.
3. La redevance mensuelle passe sur un calendrier
Une facture récurrente garde les lignes, le client, la devise et le jour d’émission — mensuel, trimestriel ou annuel. Ce jour-là, la facture est préparée avec les mêmes lignes et attend que vous l’envoyiez, avec un lien de paiement sur monobank ou LiqPay. Personne ne la ressaisit, et personne n’a à se souvenir de la date.
- Le forfait : un calendrier par client, la facture préparée à sa date.
- Le travail en plus : un devis, ou une ligne ajoutée à la facture du mois avant l’envoi.
- Les factures en retard : un rappel que vous pouvez activer, envoyé seulement au client qui doit.
4. Les demandes cessent de vivre à cinq endroits
Les demandes des clients deviennent des tickets — ouverts par le client dans son portail sur setvos.com ou ajoutés par vous depuis un e-mail —, chacun avec un responsable et un délai de première réponse. La boîte mail et le Telegram de l’agence arrivent dans une boîte partagée, chaque conversation attribuée à qui gère le compte. Les livrables deviennent des tâches liées à la société cliente, avec des échéances.
Ce qu’il ne fait pas encore
Les heures en plus se saisissent sur l’affaire du client, et celles non facturées deviennent un brouillon de facture à côté de la facture mensuelle du forfait. Une facture n’est pas rattachée à l’affaire elle-même ; les deux sont dans la fiche du client. Et un contrat ne se signe pas dans l’application : le devis est accepté, et le contrat signé est conservé en fichier sur la fiche du client.
Rien de cela n’empêche l’essentiel du mois d’une agence : chaque client facturé au bon jour, sans que personne ne ressaisisse la facture.