Du rendez-vous réservé à la facture payée
La semaine d’un consultant est faite de petites passations : une demande à traiter, un premier rendez-vous à caler, un devis à envoyer, une facture à relancer. Chacune est simple. Le cabinet perd de l’argent dans les trous entre elles.
La demande restée quatre jours dans un formulaire de contact. Le premier rendez-vous convenu par e-mail et jamais noté dans un agenda. La lettre de mission acceptée au téléphone et facturée un mois trop tard. Rien de tout cela n’est une catastrophe. Ensemble, c’est la différence entre un mois plein et un mois maigre.
La demande arrive là où vous la verrez
Placez le formulaire sur la page contact de votre propre site. Chaque envoi arrive comme un contact et une affaire ouverte dans votre pipeline : il est sur le même écran que tout le travail en cours, pas dans une boîte que quelqu’un consulte le vendredi.
Le premier rendez-vous se réserve seul
Activez les réservations et ajoutez les types de rendez-vous que vous proposez, chacun avec sa durée et son prix. Le client choisit un créneau sur votre page de réservation, paie d’avance si vous le souhaitez et reçoit un rappel avant le rendez-vous. S’il a lieu en ligne, vous envoyez vous-même le lien de l’appel : la réservation garde l’heure, le rappel et le client.
Faites payer le premier rendez-vous, ou prenez un acompte. Une heure réservée avec de l’argent derrière est tenue bien plus souvent qu’une heure gratuite.
La mission est chiffrée, puis facturée
Rédigez la mission en devis, avec ses lignes et sa date de validité. Quand le client est d’accord, marquez-le accepté et il devient une facture payée par lien. Le devis reste au dossier à côté.
- Une mission ponctuelle : un devis, puis une facture avec lien de paiement.
- La tenue de comptes mensuelle ou un abonnement de conseil : un calendrier qui prépare la même facture à sa date, à vous de l’envoyer.
- Un rappel des factures en retard, si vous l’activez, envoyé seulement au client qui doit.
Le client voit ses propres documents
Chaque client a un compte sur setvos.com. Il y télécharge ses factures, les paie et vous envoie des questions avec pièces jointes sous forme de tickets. Moins d’e-mails pour « la facture de mars, encore une fois », et les questions arrivent avec un responsable et un délai de première réponse.
Qui voit quoi
Les rôles décident qui peut ouvrir les notes et les fichiers d’un client ; un rôle peut être limité aux clients dont son titulaire a la charge. Un membre finance est gratuit : le comptable qui rapproche les factures consulte et exporte les chiffres sans occuper de siège payant — et ne voit rien d’autre. Les données sont hébergées dans l’UE, séparées de tout autre espace.
Ce qu’il ne fait pas
Setvos ne signe pas de documents électroniquement, ne dépose pas de déclarations et ne tient pas la comptabilité. Il réserve le rendez-vous, facture le travail, tient la fiche client et réunit les questions des clients dans une seule file. Les dépôts et la comptabilité restent dans les outils que vous utilisez déjà.