Tratos · Cómo hacerlo
Registra el tiempo y factúralo
Registra las horas trabajadas para un cliente —en un trato, en su ficha o en la de su empresa— y convierte las horas sin facturar en un único borrador de factura con una línea por trato.
Fija la tarifa por hora de cada miembro
Abre Ajustes › Embudos (propietario o administrador) y rellena «Tarifas por hora»: lo que se factura por una hora de cada miembro, en la moneda de tu espacio de trabajo. Un registro conserva la tarifa con la que se hizo, así que una tarifa nueva solo cambia el tiempo registrado después. El tiempo registrado antes de que su miembro tuviera tarifa se factura con la que tenga el día en que lo facturas.
Registra el tiempo
La tarjeta «Tiempo» está en la ficha de un trato, de un cliente y de una empresa. Su botón + abre «Registrar tiempo»: el día, las horas y los minutos, qué se hizo y «Facturar al cliente», que desmarcas para el tiempo que no cobras. El tiempo registrado en un trato es de su cliente: su empresa si la tiene; si no, su contacto.
O usa el cronómetro
El botón de reproducir inicia un cronómetro para la página en la que estás. Sigue en marcha si recargas o abres otra página, y solo funciona uno a la vez. Detenlo en la misma tarjeta: «Registrar tiempo» se abre con los minutos ya puestos, redondeados hacia arriba al minuto, para que los revises y guardes.
Cambia o elimina un registro
El lápiz y la papelera junto a un registro lo cambian o lo eliminan mientras no esté facturado. El tiempo facturado queda bloqueado y muestra «Facturado», que abre su factura. Anula esa factura, o elimínala mientras sea un borrador, y su tiempo vuelve a quedar sin facturar.
Factura el tiempo pendiente
La tarjeta muestra lo que queda por facturar y su importe. «Facturar el tiempo pendiente» crea un único borrador de factura para el cliente: una línea por trato, con su nombre, y una línea para el tiempo sin trato, cada una con sus horas y fechas en la descripción. La factura de una empresa va dirigida a una de sus personas, que eliges tú. Deja las fechas vacías para facturarlo todo, o indica un mes para facturar ese mes. El borrador se abre para que lo revises, lo cambies y lo envíes como cualquier otra factura.
En el teléfono
En Setvos Business, la ficha de un trato y la de un cliente muestran el tiempo por facturar y los últimos registros, y «Registrar tiempo» añade uno. El cronómetro, cambiar un registro, facturar y las tarifas están en la web.
Preguntas frecuentes
- ¿Sirve para pagar a mi equipo?
No. Es el tiempo que facturas a tus clientes. Lo que cobra tu equipo sale del reloj de fichaje y de las nóminas, a los que este tiempo nunca llega.
- ¿Quién ve el tiempo de quién?
El «Alcance de registros» de los tratos se aplica a quien hizo el trabajo: un rol que solo ve sus propios tratos ve, registra y factura solo su propio tiempo. Registrar tiempo requiere un rol que pueda editar tratos, y facturarlo, uno que además pueda crear facturas.
- ¿Por qué se rechazó la factura por falta de tarifa?
Cada registro necesita una tarifa para valorarse: la suya o la de su miembro. Fija una tarifa para las personas que nombra el mensaje en Ajustes › Embudos y vuelve a facturar; mientras tanto no se facturó nada.
- ¿Ve el cliente cada registro?
No. La factura lleva una línea por trato con el total de horas y las fechas, sin tus notas ni quién hizo qué.
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Trabaja en la página de un trato
Mueve un trato a otra etapa, anota lo que ha pasado, mantén sus datos al día y ve las tareas sobre él, todo desde una sola pantalla.
Configura tus embudos y sus etapas
Cambia el nombre de las etapas por las que pasan tus tratos, reordénalas, añade y quita etapas, decide qué etapas cierran un trato y elige el embudo predeterminado.
Crea y envía una factura
Prepara un borrador de factura con tus productos o con líneas escritas a mano, revísalo y envíaselo al cliente por correo en PDF.
Ten una ficha para cada empresa con la que trabajas
Agrupa a las personas con las que tratas bajo su empresa, ve los tratos abiertos de cada empresa y deja que los clientes nuevos se asocien solos por el dominio de su correo.
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