Импорт, экспорт и данные · Инструкция
Импортировать клиентов, услуги или другие записи из файла
Перенесите свой список из Altegio, YCLIENTS, EasyWeek, Appointer, Fresha или таблицы. Вы увидите, что сделает файл, прежде чем что-либо сохранится.
Подготовьте файл
Экспортируйте список из прежней системы как есть — файлом CSV или книгой Excel (.xlsx) — или сохраните свою таблицу в одном из этих форматов. CSV с точкой с запятой или в кириллической кодировке из Excel читается как есть; из книги Excel читается первый лист. Старый файл .xls не читается: сохраните его как .xlsx или CSV. Оставьте названия колонок такими, как в прежней системе: Setvos знает распространённые. Длинную историю можно импортировать несколькими файлами, по одному на период.
Начните импорт
Откройте Настройки › Данные, найдите вид записей, который есть в файле, нажмите «Импорт» и выберите файл. Под списком откроется предпросмотр; пока ничего не сохраняется. Не уверены в формате? «Скачать шаблон» даст файл с нужными колонками и строкой-примером.
Укажите, откуда файл
В предпросмотре в поле «Откуда файл» выберите Altegio / YCLIENTS, EasyWeek, Appointer, Fresha или Excel / Google Sheets. Так Setvos узнает названия колонок этой системы; «Любая система» подходит для файла с нашими названиями колонок.
Сопоставьте колонки
Предпросмотр показывает, какие колонки сопоставлены, а какие будут пропущены. Для колонки, которую Setvos не распознал, выберите поле, к которому она относится, или «Не импортировать». Если ИИ включён, «Подсказать через ИИ» предложит соответствие для оставшихся колонок.
Укажите, чьи контакты и сделки
Импортированные контакты и сделки принадлежат вам, если только в файле нет колонки владельца с адресом почты участника команды; тогда каждая строка достаётся этому человеку. Адрес, который не принадлежит никому из вашей команды или принадлежит тому, кому ваша роль не позволяет передавать записи, отмечается как проблема в своей строке.
Решите, что делать с дубликатами
Для контактов, компаний и товаров выберите в поле «Строки, которые уже есть» вариант «Не трогать» или «Обновить из файла». Обновление записывает только ячейки, заполненные в файле, — пустая ячейка никогда не стирает уже имеющееся значение. Обновляются только контакты, которые вам позволяет видеть ваша роль; строка, совпавшая с контактом коллеги, пропускается как дубликат.
Прошлые визиты: мастера, статусы и новые клиенты
Сначала импортируйте клиентов, потом услуги и цены, потом прошлые визиты — чтобы каждый визит нашёл своего клиента и свои услуги. Файл визитов называет мастеров: в предпросмотре сопоставьте каждое имя с человеком из вашей команды или оставьте его как бывшего мастера — такие визиты записываются на владельца с именем рядом, а позже вы передадите их на странице Настройки › Данные. Каждый визит сохраняет статус (пришёл, не пришёл, отменён), услуги и сумму. Клиент, которого ещё нет в списке, добавляется из визита, а визит, который прежняя система оставила в ожидании или подтверждённым, засчитывается как состоявшийся — предпросмотр покажет, сколько таких. Услуга без цены в файле создаётся, но не показывается на странице записи, пока вы не укажете цену.
Проверьте и импортируйте
Прочитайте цифры — новые, обновлённые, пропущенные и с проблемами — и проблемы по строкам. Затем нажмите «Импортировать эти строки». Большой файл импортируется в фоне, и когда импорт закончится, вы получите уведомление.
Разберитесь со строками, которые не прошли
«Скачать отклонённые строки» даёт строки, которые не удалось сохранить, чтобы вы их исправили и импортировали снова. Если файл не загружается совсем, «Отправить этот файл нам» открывает обращение в нашу поддержку.
Частые вопросы
- Создаст ли повторный импорт того же файла дубликаты?
Не для контактов, компаний и услуг, а также не для товаров с артикулом (SKU): существующие строки пропускаются или обновляются, если вы так выбрали. У сделок и прошлых визитов нет, по чему их сопоставить, поэтому повторный импорт добавит их ещё раз. Импорт клиентов, услуг или прошлых визитов можно отменить, пока вы не воспользовались тем, что он добавил; другие импорты — нет. Проверьте итоги в предпросмотре, прежде чем нажимать «Импортировать эти строки».
- Почему не импортируются будущие записи?
Импорт записей — только для прошедших визитов. Будущие записи создавайте в разделе Бронирование, где график и журнал записей проверяют каждую из них, чтобы ничего не было забронировано дважды.
- Что происходит с остатками при импорте товаров?
Колонка количества отмечает каждый товар как товар с учётом запасов. Если модуль «Склад» включён, количество попадает на ваш первый склад как начальный остаток, но только для товара, которого ещё нет ни на одном складе; для товара, который уже есть на складе, файл остатки не меняет, поэтому исправьте количество на экране Склад › Остатки.
- Мой файл в формате Excel. Что делать?
Загрузите его как есть: книга .xlsx читается напрямую, только первый лист. Сохранить заново, как .xlsx или CSV, нужно только старый файл .xls.
- Как идёт импорт на телефоне?
Выберите файл CSV, .xlsx или .txt до 10 МБ, выберите «Откуда файл» — Altegio первым — и просмотрите предварительный результат: количества, распознанные колонки и, по номерам строк, строки, которые не будут импортированы. Исправьте колонку в «Какая колонка что означает» (на iPad это таблица) или нажмите «Предложить соответствие», когда ИИ включён. Где строки уже могут существовать, выберите: не трогать их или обновить из файла. «Импортировать эти строки» показывает количества или говорит, что импорт начался и по завершении придёт уведомление. Есть также «Скачать отклонённые строки», «Скачать шаблон» и «Отправить этот файл нам».
- Где «Ваши данные» на телефоне?
В настройках рабочего пространства: «Импорт», «Переезд с Altegio» — с бывшими мастерами для передачи, — «История импортов», «Экспорт» и, для владельца, «Удалить рабочее пространство». Импорт проходит те же шаги, что и в веб-версии.
Читать дальше
Отменить импорт
Уберите клиентов, услуги или прошлые визиты, созданные импортом, если результат оказался не таким, как вы ожидали.
Объединить дубликаты клиентов
Найдите клиентов, которых внесли больше одного раза, выберите карточку, которую оставить, и перенесите в неё остальные — с записями, счетами, баллами, файлами и историей.
Импорт и экспорт списка клиентов
Загрузите CSV-файл с клиентами прямо из списка, заранее посмотрите, что именно произойдёт, и скачайте свой список таблицей.
Включить или выключить ИИ-функции
ИИ-функции выключены, пока их не включит владелец или администратор. Здесь — что они делают, что покидает ваше рабочее пространство и как работают кредиты.
Добавить свои поля в контакты, компании и сделки
Добавьте то, о чём Setvos по умолчанию не спрашивает, — номер авто, аллергию, номер договора, — заполняйте это в контактах, компаниях и сделках и фильтруйте по этим полям списки.
Проверьте дубликаты клиентов после импорта
Клиент, который в старой системе был записан дважды или позже вошёл для записи с адресом почты, которого не было в файле, может получить две карточки. Объединение оставляет одну — со всем, что к ним привязано.
Ещё в разделе «Импорт, экспорт и данные»
Открыть в Setvos
Вы вошли? Эта статья есть и в меню «Справка» приложения.
Всё ещё не получается?
Расскажите, что вы пытались сделать, — мы отвечаем в чате на шести языках. Написать нам
Переведите записи с бумаги, WhatsApp и трёх таблиц.
Перенесите клиентов, услуги и прошлые визиты из таблицы или выгрузки вашей прежней системы — с предпросмотром до того, как что-либо будет записано, и с помощью в чате на шести языках, когда она понадобится. Большинство студий запускаются в тот же день.