Las horas que llegan a la factura
Una agencia o una consultora que factura por horas pierde dinero en el hueco entre hacer el trabajo y escribir la factura: una llamada rápida que nunca llegó a la hoja de cálculo, un mes de pequeños arreglos sumado de memoria.
La solución no es una hoja de cálculo más estricta. Es registrar las horas donde ya está el trabajo —en el cliente y en el trato— y dejar que la factura las lea.
Registre el tiempo donde está el trabajo
La ficha de cada trato, cliente y empresa tiene una tarjeta «Tiempo». Registre una entrada con su día, sus horas y minutos y una línea sobre lo que se hizo, o inicie el cronómetro al empezar una llamada y deténgalo al acabar: los minutos quedan puestos, redondeados hacia arriba al minuto, para que los revise y guarde. El tiempo registrado en un trato es de su cliente: su empresa si la tiene; si no, la persona.
- Desmarque «Facturar al cliente» para el tiempo que no cobra.
- Funciona un cronómetro a la vez, y sigue en marcha aunque recargue la página.
- Un registro se puede cambiar o eliminar mientras no esté facturado.
Una tarifa para cada miembro
La tarifa por hora de cada miembro se fija una vez, en los ajustes de tratos. Cada registro conserva la tarifa con la que se hizo, así que una subida en marzo no cambia el precio de febrero. El tiempo registrado antes de que alguien tuviera tarifa se factura con la que tenga el día en que factura, y si sigue sin tenerla, la factura se rechaza con su nombre en vez de cobrarse a cero.
Las horas se registran donde está el trabajo, y la factura las lee.
Un borrador, una línea por trato
Cuando la tarjeta muestra tiempo por facturar, «Facturar el tiempo pendiente» lo convierte en un único borrador de factura para el cliente: una línea por trato, con su nombre, y otra para el tiempo sin trato, cada una con sus horas y fechas —«12 h 30 min, 3–31 oct»— en el idioma de su espacio de trabajo. La factura de una empresa va dirigida a la persona que usted elija. Facture todo de una vez o mes a mes.
El borrador se abre como cualquier otra factura, para revisarlo, cambiarlo y enviarlo con su enlace de pago. Las horas que contiene quedan bloqueadas; anule la factura, o elimine el borrador, y vuelven a estar libres para facturar.
Lo que no hace
Es el tiempo que usted factura, no el que paga: nunca llega al reloj de fichaje ni a las nóminas. Una tarifa es de un miembro, no de un cliente ni de un servicio, y la factura muestra las horas por trato, no cada registro ni su nota. Quién ve el tiempo de quién sigue el alcance de registros de los tratos: un rol que solo ve sus propios tratos ve, registra y factura solo su propio tiempo.