Cuotas sin volver a escribir la factura
Toda agencia con cuotas tiene la misma hoja de cálculo: cliente, importe, día del mes, pagado o no. Funciona hasta el mes en que alguien está de vacaciones y una factura que debía salir el día uno sale el diecinueve.
Una factura tardía rara vez se paga a tiempo, y una olvidada rara vez se paga. La solución no es la disciplina: es quitar del mes el volver a escribir. Así pasa una agencia de la propuesta a la cuota sin una hoja de cálculo por medio.
1. La propuesta vive en un embudo
Cada cliente potencial es un trato en etapas con el nombre que usted elija —briefing, propuesta, negociación, ganado— con el siguiente paso y su responsable en la tarjeta. Puede tener varios embudos si el negocio nuevo y las ventas a clientes actuales avanzan de forma distinta. Un trato que no se ha movido en tres semanas se ve de un vistazo, que es casi todo para lo que sirve un embudo.
2. El alcance sale como presupuesto
Escriba el alcance como presupuesto, con sus líneas y su fecha de validez, y envíelo desde la ficha del cliente. Cuando el cliente esté de acuerdo, márquelo como aceptado: se convierte en la factura del primer mes o de la puesta en marcha, y el presupuesto queda registrado, así que al cliente que aceptó el QUO-0007 se le puede enseñar el QUO-0007 un año después.
Guarde el presupuesto. La conversación sobre qué estaba incluido siempre llega, normalmente en el séptimo mes.
3. La cuota mensual va a un calendario
Una factura periódica guarda las líneas, el cliente, la moneda y el día de emisión: mensual, trimestral o anual. Ese día la factura se prepara con las mismas líneas y espera a que usted la envíe, con enlace de pago en monobank o LiqPay. Nadie la vuelve a escribir y nadie tiene que recordar la fecha.
- La cuota: un calendario por cliente, la factura preparada en su día.
- El trabajo extra: un presupuesto, o una línea añadida a la factura del mes antes de enviarla.
- Las facturas vencidas: un recordatorio que puede activar, enviado solo al cliente que debe.
4. Las peticiones dejan de vivir en cinco sitios
Las peticiones de los clientes se convierten en tickets —abiertos por el cliente en su portal de setvos.com o añadidos por usted desde un correo—, cada uno con responsable y plazo de primera respuesta. El correo y el Telegram de la agencia llegan a una bandeja compartida, cada conversación asignada a quien lleva la cuenta. Los entregables se convierten en tareas vinculadas a la empresa cliente, con fechas.
Lo que todavía no hace
Las horas extra se registran en el trato del cliente, y las no facturadas se convierten en un borrador de factura junto a la factura mensual de la cuota. Una factura no se adjunta al trato en sí; ambos están en la ficha del cliente. Y un contrato no se firma en la app: el presupuesto se acepta y el contrato firmado se guarda como archivo en la ficha del cliente.
Nada de eso impide lo más importante del mes de una agencia: cada cliente facturado el día correcto, sin que nadie vuelva a escribir la factura.