Personal · Cómo hacerlo
Guarda los documentos de un empleado y sus fechas de caducidad
Sube contratos, permisos y certificados a una ficha, indica una fecha de caducidad y recibe un recordatorio cuando a uno le queden 30 días para caducar.
Abre la pestaña «Documentos»
Abre a la persona en Personal y elige «Documentos». «Archivos y caducidad» muestra lo que hay guardado, primero lo que caduca antes.
Sube un archivo
Pulsa «Subir». Elige el «Archivo» (un PDF, una imagen o un documento de Word), su «Tipo» (pasaporte o documento de identidad, contrato, permiso de trabajo, médico, certificado u otro) y, si caduca, una «Fecha de caducidad». Pulsa «Subir». Para subir hace falta un rol que pueda editar en Personal.
Lee su estado
Un documento con fecha de caducidad muestra «Válido», «Caduca pronto» cuando quedan 30 días o menos, o «Caducado».
Recibe el recordatorio
Cuando a un documento le quedan 30 días o menos para caducar, cada persona cuyo rol puede ver Personal recibe una notificación sobre él. Si cambias la fecha, el recordatorio se vuelve a programar para la nueva.
Corrige, descarga o quita un archivo
Usa el lápiz («Editar tipo o caducidad») para corregir un tipo o una fecha, el nombre del archivo o el botón de descarga para abrirlo, y la papelera («Eliminar») para borrarlo. Setvos te pregunta antes, porque un archivo borrado no se puede recuperar. Para cambiar y quitar archivos hace falta un rol que pueda editar en Personal.
Pide una firma con Diia
El botón de firma («Firmar con Diia.Signature») abre un cuadro de diálogo. Pulsa «Solicitar la firma»; quien firma escanea el código o abre el enlace en el teléfono que tiene Diia y confirma allí. Setvos guarda el documento tal como se envió y la firma que devuelve Diia. Si el cuadro de diálogo dice que la firma aún no está conectada, todavía no está disponible para ti.
Preguntas frecuentes
- ¿También se avisa al empleado?
Solo si su propio rol puede ver Personal. El recordatorio llega a todas las personas cuyo rol puede verlo, una vez por documento.
- ¿Los documentos de los empleados ocupan mi almacenamiento?
Sí. Cuentan para el almacenamiento de tu espacio de trabajo como cualquier otro archivo.
- ¿Puedo añadir documentos desde el teléfono?
Sí: en Documentos de una ficha, «Subir» desde la cámara, las fotos o los archivos, con un tipo y una fecha de caducidad; cada uno aparece como válido, a punto de caducar o caducado. Abre un documento, cambia su tipo o caducidad o elimínalo, lo que pide confirmación. «Firmar con Diia» aparece cuando se puede firmar; en modo de prueba no se firma nada de verdad.
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