Abwesenheit · Anleitung
Abwesenheit genehmigen oder ablehnen
Bearbeiten Sie ausstehende Anträge einzeln oder gesammelt, erkennen Sie Überschneidungen in einer Abteilung, wissen Sie, was eine Genehmigung ändert, und stornieren Sie Abwesenheiten, die nicht mehr stattfinden.
Die ausstehenden Anträge öffnen
Die Seite unter Abwesenheit öffnet sich mit „Genehmigung ausstehend“, und der Tab zeigt, wie viele Anträge warten. Sind Sie die vorgesetzte Person, oder Inhaber oder Admin, wenn die vorgesetzte Person kein Konto hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung, sobald ein Antrag eingeht.
Den Antrag prüfen
Jede Zeile zeigt Mitarbeiter, Typ, Daten und die Zahl der Arbeitstage. „Jemand aus derselben Abteilung ist dann abwesend“ unter dem Status bedeutet, dass eine andere Person aus der Abteilung an einigen dieser Tage bereits genehmigte Abwesenheit hat. Klicken Sie auf eine Zeile, um den Datensatz der Person mit ihren Guthaben und früheren Abwesenheiten zu öffnen.
Einen Antrag genehmigen oder ablehnen
Klicken Sie am Ende der Zeile auf den Haken („Genehmigen“) oder das Kreuz („Ablehnen“). Zum Entscheiden brauchen Sie eine Rolle, die Abwesenheit bearbeiten darf. Ihr eigener Antrag zeigt stattdessen „Ihr eigener Antrag: Jemand anderes entscheidet“, es sei denn, Sie sind Inhaber oder Admin.
Über mehrere auf einmal entscheiden
Haken Sie die gewünschten Zeilen an, oder das Kästchen in der Kopfzeile, um alle ausstehenden Anträge auf der Seite auszuwählen, über die Sie entscheiden dürfen, und klicken Sie dann in der erscheinenden Leiste auf „Alle genehmigen“ oder „Alle ablehnen“. Ihren eigenen Antrag können Sie nicht anhaken, es sei denn, Sie sind Inhaber oder Admin.
Wissen, was eine Genehmigung bewirkt
Die Genehmigung zieht die Arbeitstage vom Guthaben der Person ab und trägt die Abwesenheit unter „Letzte Aktivität“ ein. Ist ihr Datensatz mit einem Konto verknüpft, macht sie diese Tage außerdem zu freien Tagen im Dienstplan unter Buchungen und benachrichtigt die Person. Solange die Abwesenheit den heutigen Tag abdeckt, zeigt ihr Status Abwesend.
Abwesenheit stornieren, die nicht mehr stattfindet
Klicken Sie bei einer ausstehenden oder genehmigten Zeile auf „Antrag stornieren“ und bestätigen Sie. Das Stornieren einer genehmigten Abwesenheit gibt die Tage dem Guthaben zurück und entfernt ihre freien Tage aus dem Dienstplan. Genehmigende Personen können die Anträge aller stornieren; alle anderen nur ihre eigenen, sobald ihr Datensatz mit ihrem Konto verknüpft ist. Die Person erfährt es, wenn jemand anderes ihre Abwesenheit storniert, und wer eine Abwesenheit genehmigt hat, erfährt es, wenn die Person diese genehmigte Abwesenheit storniert.
Häufige Fragen
- Kann ich eine Entscheidung zurücknehmen?
Ein genehmigter Antrag lässt sich mit „Antrag stornieren“ stornieren; das gibt seine Tage dem Guthaben zurück und entfernt sie aus dem Dienstplan. Ein abgelehnter Antrag lässt sich nicht wieder öffnen; bitten Sie stattdessen um einen neuen.
- Wird jemand benachrichtigt, wenn eine Abwesenheit storniert wird?
Ja, mit der Benachrichtigung „Abwesenheit storniert“. Storniert jemand die Abwesenheit einer anderen Person, ob ausstehend oder genehmigt, erfährt diese es, sofern ihr Datensatz mit einem Konto verknüpft ist. Storniert jemand die eigene genehmigte Abwesenheit, erfährt es die Person, die sie genehmigt hat, sonst die vorgesetzte Person, sonst die Inhaber und Admins. Wer einen noch ausstehenden Antrag zurückzieht, benachrichtigt niemanden, weil noch niemand darüber entschieden hatte.
- Sehe ich, wer sonst abwesend ist?
Ja. Unter einem offenen Antrag werden die Personen derselben Abteilung genannt, die an diesen Tagen schon genehmigten Urlaub haben, mit Datum und Art der Abwesenheit. Wer Urlaub beantragt, sieht Namen und Daten ebenfalls, aber nicht die Art: Die Krankmeldung einer Kollegin ist ihre Sache.
- Kann ich auf dem Telefon über Abwesenheiten entscheiden?
Ja, wenn Sie Abwesenheiten genehmigen dürfen; sonst sieht niemand die Genehmigungen. Dort gibt es „Ausstehend“, „Anstehend“ und „Alle“, Schaltflächen für Abteilungen und „Mein Team“. Ein Antrag zeigt die Daten, die Notiz, die Tage ohne Vertretung, die gebuchten Termine und wer noch fehlt, mit Namen. Genehmigen oder lehnen Sie ihn ab, oder wischen Sie über die Zeile; genehmigte Abwesenheit wird in den Dienstplan eingetragen. Halten Sie gedrückt, um mehrere auszuwählen und „Alle genehmigen“ oder „Alle ablehnen“. Niemand entscheidet über den eigenen Antrag, außer Inhaber oder Admins: Ihre eigene Zeile sagt, dass jemand anderes entscheidet.
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Genehmigte Abwesenheiten im Dienstplan sehen
Genehmigte Abwesenheit nimmt eine Person von selbst aus dem Dienstplan unter Buchungen, und der Dienstplan lässt an diesen Tagen keine Arbeitszeiten mehr eintragen.
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Tragen Sie Abwesenheit für sich oder eine Kollegin oder einen Kollegen ein, sehen Sie vor dem Senden, wie viele Arbeitstage sie kostet, und erkennen Sie Konflikte mit dem Dienstplan.
Abwesenheit: Fragen und Antworten
Kurze Antworten zu Wochenenden und Feiertagen, zu Benachrichtigungen und Genehmigungen, zu langen und jahresübergreifenden Anträgen, zum Stornieren, zu unbezahltem Urlaub und zum Dienstplan.
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