Die Stunden, die auf der Rechnung landen
Eine Agentur oder eine Beratung, die nach Stunden abrechnet, verliert Geld in der Lücke zwischen der Arbeit und der Rechnung: ein kurzer Anruf, der nie in der Tabelle landete, ein Monat kleiner Korrekturen, aus dem Gedächtnis zusammengezählt.
Die Lösung ist keine strengere Tabelle. Sie besteht darin, die Stunden dort zu erfassen, wo die Arbeit schon liegt – beim Kunden und auf dem Deal –, und die Rechnung sie lesen zu lassen.
Erfassen Sie die Zeit dort, wo die Arbeit ist
Jede Seite eines Deals, eines Kunden und eines Unternehmens hat eine Karte „Zeit“. Erfassen Sie einen Eintrag mit Tag, Stunden und Minuten und einer Zeile zur Arbeit, oder starten Sie den Timer zu Beginn eines Anrufs und stoppen Sie ihn am Ende: Die Minuten sind eingetragen, auf eine ganze Minute aufgerundet, zum Prüfen und Speichern. Auf einem Deal erfasste Zeit gehört zu seinem Kunden – zum Unternehmen, wenn er eines hat, sonst zur Person.
- Wählen Sie „Dem Kunden berechnen“ für Zeit ab, die Sie nicht berechnen.
- Es läuft immer nur ein Timer, und er läuft weiter, wenn Sie die Seite neu laden.
- Ein Eintrag lässt sich ändern oder entfernen, solange er nicht abgerechnet ist.
Ein Satz für jedes Mitglied
Den Stundensatz jedes Mitglieds legen Sie einmal fest, in den Deal-Einstellungen. Jeder Eintrag behält den Satz, mit dem er erfasst wurde; eine Erhöhung im März bewertet den Februar also nicht neu. Zeit, die erfasst wurde, bevor jemand einen Satz hatte, wird zu dem Satz abgerechnet, der am Tag der Rechnung gilt – und hat die Person dann noch keinen, wird die Rechnung mit ihrem Namen abgelehnt, statt mit null berechnet.
Die Stunden werden dort erfasst, wo die Arbeit ist, und die Rechnung liest sie.
Ein Entwurf, eine Zeile je Deal
Zeigt die Karte offene Zeit, macht „Offene Zeit abrechnen“ daraus einen Rechnungsentwurf für den Kunden: eine Zeile je Deal, nach ihm benannt, und eine für die Zeit ohne Deal, jede mit ihren Stunden und Daten – „12 Std. 30 Min., 3.–31. Okt.“ – in der Sprache Ihres Workspace. Die Rechnung eines Unternehmens richtet sich an die Person dort, die Sie wählen. Rechnen Sie alles auf einmal ab oder Monat für Monat.
Der Entwurf öffnet sich wie jede andere Rechnung, zum Prüfen, Ändern und Versenden mit dem Zahlungslink. Die Stunden darauf sind gesperrt; stornieren Sie die Rechnung oder löschen Sie den Entwurf, und sie sind wieder abrechenbar.
Was es nicht tut
Es ist die Zeit, die Sie berechnen, nicht die, die Sie bezahlen: Sie fließt nie in die Zeiterfassung oder die Lohnabrechnung. Ein Satz gehört einem Mitglied, nicht einem Kunden oder einer Leistung, und die Rechnung zeigt die Stunden je Deal, nicht jeden Eintrag oder seine Notiz. Wer wessen Zeit sieht, folgt dem Datensatzbereich der Deals: Eine Rolle, die nur eigene Deals sieht, sieht, erfasst und berechnet nur eigene Zeit.