Pauschalen, ohne die Rechnung neu zu tippen
Jede Agentur mit Pauschalen hat dieselbe Tabelle: Kunde, Betrag, Tag im Monat, bezahlt oder nicht. Sie funktioniert bis zu dem Monat, in dem jemand im Urlaub ist und eine Rechnung, die am Ersten rausmusste, am Neunzehnten rausgeht.
Eine späte Rechnung wird selten pünktlich bezahlt, eine vergessene selten überhaupt. Die Lösung ist nicht Disziplin, sondern das Neutippen aus dem Monat zu nehmen. So kommt eine Agentur vom Angebot zur Pauschale ohne Tabelle dazwischen.
1. Das Angebot lebt in einer Pipeline
Jeder Interessent ist ein Deal in Phasen, die Sie benennen – Briefing, Angebot, Verhandlung, gewonnen –, mit nächstem Schritt und zuständiger Person auf der Karte. Mehrere Pipelines können nebeneinanderstehen, wenn Neugeschäft und Zusatzverkäufe an Bestandskunden unterschiedlich laufen. Ein Deal, der sich seit drei Wochen nicht bewegt hat, fällt auf einen Blick auf – und genau dafür ist eine Pipeline da.
2. Der Leistungsumfang geht als Angebot raus
Schreiben Sie den Umfang als Angebot mit Positionen und Gültigkeitsdatum und senden Sie es von der Kundenkarte. Sagt der Kunde zu, markieren Sie das Angebot als angenommen: Es wird zur Rechnung für den ersten Monat oder die Einrichtung, und das Angebot selbst bleibt erhalten – dem Kunden, der QUO-0007 angenommen hat, können Sie QUO-0007 auch ein Jahr später zeigen.
Behalten Sie das Angebot. Das Gespräch darüber, was enthalten war, kommt immer – meist im siebten Monat.
3. Die Monatspauschale kommt in einen Plan
Eine wiederkehrende Rechnung hält Positionen, Kunde, Währung und Ausstellungstag fest – monatlich, quartalsweise oder jährlich. An diesem Tag wird die Rechnung mit denselben Positionen erstellt und wartet darauf, dass Sie sie senden, mit Zahlungslink über monobank oder LiqPay. Niemand tippt sie neu, und niemand muss sich das Datum merken.
- Die Pauschale: ein Plan pro Kunde, die Rechnung zum Stichtag erstellt.
- Zusatzarbeit: ein Angebot oder eine Zeile, die vor dem Versand zur Monatsrechnung kommt.
- Überfällige Rechnungen: eine Erinnerung, die Sie einschalten können – sie geht nur an den Kunden, der schuldet.
4. Wünsche leben nicht mehr an fünf Orten
Kundenwünsche werden zu Tickets – vom Kunden in seinem Portal auf setvos.com eröffnet oder von Ihnen aus einer E-Mail angelegt –, jedes mit zuständiger Person und Frist für die erste Antwort. Postfach und Telegram der Agentur laufen in einem gemeinsamen Posteingang zusammen, jeder Verlauf der Person zugewiesen, die den Kunden betreut. Ergebnisse werden zu Aufgaben an der Kundenfirma, mit Fälligkeiten.
Was es noch nicht kann
Zusätzliche Stunden werden am Deal des Kunden erfasst, und die noch nicht abgerechneten werden zu einem Rechnungsentwurf neben der monatlichen Rechnung der Pauschale. Eine Rechnung hängt nicht am Deal selbst; beide liegen im Kundendatensatz. Und ein Vertrag wird nicht in der App unterschrieben: Das Angebot wird angenommen, der unterschriebene Vertrag liegt als Datei auf der Kundenkarte.
Nichts davon verhindert das Wichtigste im Monat einer Agentur: jeder Kunde am richtigen Tag abgerechnet, ohne dass jemand die Rechnung neu tippt.