Un embudo de la consulta a la factura del saldo
Una consulta de boda en marzo, una cena de empresa en junio, tres fiestas infantiles el próximo fin de semana. Cada una pasa por los mismos pasos, y cada una está en un sitio distinto del historial de chat de alguien.
Los organizadores de eventos y las agencias de fiestas no suelen perder dinero en el evento en sí. Lo pierden antes y después: la consulta respondida tarde, el anticipo que nadie reclamó, la factura del saldo enviada una semana después de la fiesta, cuando la emoción ya pasó. Un embudo es el arreglo más barato para las tres cosas.
Cada evento es un trato en etapas con su nombre
Consulta, presupuesto enviado, anticipo pagado, confirmado, hecho, o los pasos que de verdad tenga. Cada evento es un trato con su fecha prevista, su importe y su responsable. Bodas y fiestas infantiles pueden vivir en dos embudos si avanzan de forma distinta. El tablero muestra de un vistazo qué eventos están atascados y dónde.
El cliente sabe de usted en la etapa justa
Elija la etapa en la que el silencio cuesta más —normalmente cuando entra el anticipo—, escriba el mensaje que el cliente debe recibir ahí («su fecha está reservada, esto es lo siguiente») y active el mensaje de etapa. Cuando un trato llega a esa etapa, el cliente lo recibe sin que nadie tenga que acordarse. El mensaje va en una sola etapa, así que elija la que importa.
Los clientes perdonan peor el silencio que una respuesta tardía. Un mensaje en la etapa justa es lo que hace que una agencia de tres personas parezca una de diez.
Presupuesto, anticipo, saldo
- Un presupuesto desde la ficha del cliente, con el paquete, los extras y su fecha de validez.
- Una factura de anticipo pagada por enlace cuando el cliente acepta.
- La factura del saldo tras el evento, pagada por enlace, con un recordatorio si lo activa.
El presupuesto y las facturas están en la ficha del cliente junto al trato; una factura no se adjunta al trato en sí. Un contrato firmado, si lo usa, se guarda como archivo en la ficha del cliente: en la app no se firma nada.
Animadores en su propia agenda
Para las fiestas que ocurren a una hora y necesitan gente, la agenda importa tanto como el embudo. Una fiesta reservada como servicio que necesita uno o dos animadores bloquea la agenda de cada uno, así que nadie va a dos sitios a la vez. Un paquete —animador, maquillaje, sala— se reserva por partes, cada una en su agenda. Los padres pueden reservar la fiesta estándar ellos mismos desde su página, con señal.
Cómo es un buen mes
El día uno, el embudo le dice qué eventos están confirmados, cuáles esperan el anticipo y qué presupuestos se han quedado en silencio. Las agendas de los animadores le dicen quién trabaja cada sábado. Y ninguna factura de saldo espera a que alguien recuerde que la fiesta ya fue.