Serien, Absagen und ein eigener Kalender
Eine Praxis für manuelle Therapie hat eine ungewöhnliche Form: eine Behandlerin, ein Raum, eine Stunde pro Klient und eine Serie von fünf oder sechs Terminen über zwei Monate. Jede Lücke in dieser Form ist eine Stunde, die niemand sonst nutzen kann.
Die Lücken kommen von drei Stellen. Die Serie, die nach Termin zwei endet, weil niemand Termin drei gebucht hat. Die späte Absage, die eine Stunde leer lässt. Und der gemeinsame Kalender, in dem jede Behandlerin jeden Klienten sieht – unangenehm für die Klienten und unnötig für die Behandelnden.
Buchen Sie die ganze Serie am ersten Tag
Legen Sie die Serie einmal am Empfang als feste Buchung fest – wöchentlich oder vierzehntägig, so oft wie nötig –, und jeder Termin landet als eigene Buchung mit eigener Erinnerung im Kalender. Eine Woche mit Überschneidung wird gemeldet, nie in die Stunde eines anderen gezwungen. Der Klient verschiebt bei Bedarf einen Termin über seinen Link, die übrigen bleiben.
Klienten halten die Termine ein, die sie sehen. Tragen Sie den letzten Termin der Serie am ersten Tag ein.
Lassen Sie eine späte Absage etwas kosten
- Eine Anzahlung beim ersten Termin, einbehalten, wenn innerhalb Ihrer Stornofrist abgesagt wird.
- Eine bei der Buchung gespeicherte Karte, über die die Ausfallgebühr eingezogen wird, wenn Sie den Termin als nicht erschienen markieren.
- Erinnerungen vor jedem Termin – zuerst über Telegram, per SMS dort, wo Telegram nicht hinkommt.
Sagen Sie, welche Regel gilt, bevor der Klient zahlt – auf der Buchungsseite, nicht nachdem er die Stunde verpasst hat. Über eine Regel, der jemand zugestimmt hat, wird selten gestritten.
Ein eigener Kalender
Setzen Sie die Rolle jeder Behandlerin auf den Datensatzbereich „Nur eigene“, und sie sieht ihre eigenen Klienten und Termine und keine anderen. Der Empfang kann für alle buchen und kassieren, Berichte, Lohnabrechnung und Einstellungen bleiben geschlossen.
Seien wir in einem Punkt genau: Notizen liegen am Termin, wer einen Termin öffnen kann, kann also seine Notizen lesen. „Nur eigene“ hält eine Behandlerin aus den Klienten einer Kollegin heraus; vor dem Empfang verbirgt es keine Notizen.
Was Setvos nicht ist
Es speichert Notizen, unterschriebene Einwilligungen und ein Feld für Kontraindikationen für Ihre Arbeit. Es ist kein medizinisches Dokumentationssystem, stellt keine Diagnosen und führt keinen Behandlungsplan. Eine zugelassene Heilbehandlungspraxis braucht zusätzlich eine Software dieser Art.