Eine Pipeline von der Anfrage bis zur Restrechnung
Eine Hochzeitsanfrage im März, ein Firmenabend im Juni, drei Kindergeburtstage am nächsten Wochenende. Jedes Event durchläuft dieselben Schritte, und jedes steckt an einer anderen Stelle im Chatverlauf von irgendwem.
Eventorganisatoren und Partyagenturen verlieren selten Geld am Event selbst. Sie verlieren es davor und danach: an der zu spät beantworteten Anfrage, an der Anzahlung, der niemand nachging, an der Restrechnung, die eine Woche nach der Feier kommt, wenn die Stimmung verflogen ist. Eine Pipeline ist die günstigste Lösung für alle drei.
Jedes Event ist ein Deal in Phasen, die Sie benennen
Anfrage, Angebot verschickt, angezahlt, bestätigt, erledigt – oder wie Ihre Schritte wirklich heißen. Jedes Event ist ein Deal mit voraussichtlichem Datum, Betrag und zuständiger Person. Hochzeiten und Kindergeburtstage können in zwei Pipelines leben, wenn sie unterschiedlich laufen. Das Board zeigt auf einen Blick, welche Events wo hängen.
Der Kunde hört in der richtigen Phase von Ihnen
Wählen Sie die Phase, in der Schweigen am meisten kostet – meist den Moment, in dem die Anzahlung eingeht –, schreiben Sie die Nachricht, die der Kunde dort bekommen soll („Ihr Termin ist reserviert, so geht es weiter“), und schalten Sie die Phasennachricht ein. Erreicht ein Deal diese Phase, erhält der Kunde sie, ohne dass jemand daran denken muss. Die Nachricht hängt an einer Phase – wählen Sie die, auf die es ankommt.
Kunden verzeihen eine späte Antwort eher als Schweigen. Eine Nachricht in der richtigen Phase lässt eine Agentur mit drei Leuten wie eine mit zehn wirken.
Angebot, Anzahlung, Rest
- Ein Angebot von der Kundenkarte, mit Paket, Extras und Gültigkeitsdatum.
- Eine Anzahlungsrechnung, per Link bezahlt, wenn der Kunde zusagt.
- Die Restrechnung nach dem Event, per Link bezahlt, und eine Erinnerung daran, wenn Sie sie einschalten.
Angebot und Rechnungen liegen im Kundendatensatz neben dem Deal; eine Rechnung hängt nicht am Deal selbst. Ein unterschriebener Vertrag, falls Sie einen nutzen, liegt als Datei auf der Kundenkarte – in der App wird nichts unterschrieben.
Animateure in ihren eigenen Kalendern
Bei Feiern, die zu einer Uhrzeit stattfinden und Menschen brauchen, zählt der Kalender so viel wie die Pipeline. Eine Feier, als Leistung gebucht, die ein oder zwei Animateure braucht, blockiert jeden ihrer Kalender – niemand wird an zwei Orte zugleich geschickt. Ein Paket – Animation, Kinderschminken, Raum – bucht sich in seine Teile, jeder im eigenen Kalender. Die Standardfeier können Eltern selbst auf Ihrer Seite buchen, mit Anzahlung.
Wie ein guter Monat aussieht
Am Monatsersten sagt Ihnen die Pipeline, welche Events bestätigt sind, welche auf die Anzahlung warten und welche Angebote verstummt sind. Die Kalender der Animateure sagen, wer an welchem Samstag arbeitet. Und keine Restrechnung wartet darauf, dass jemand sich erinnert, dass die Feier stattgefunden hat.