Персонал · Инструкция
Документы сотрудника и сроки их действия
Загружайте в карточку договоры, разрешения и сертификаты, указывайте срок действия и получайте напоминание за 30 дней до его окончания.
Откройте вкладку «Документы»
Откройте сотрудника в разделе Персонал и выберите «Документы». В блоке «Файлы и сроки» — всё, что хранится в карточке, первыми идут документы с ближайшим сроком окончания.
Загрузите файл
Нажмите «Загрузить». Выберите «Файл» (PDF, изображение или документ Word), его «Тип» (паспорт или удостоверение, договор, разрешение на работу, медицинский документ, сертификат или другое) и, если у документа есть срок, заполните «Действителен до». Нажмите «Загрузить». Для загрузки нужна роль с правом редактировать карточки сотрудников.
Посмотрите статус
У документа со сроком действия отображается «Действителен», «Скоро истекает», когда осталось 30 дней или меньше, либо «Просрочен».
Получите напоминание
Когда до окончания срока документа остаётся 30 дней, все, чья роль видит модуль «Персонал», получают о нём одно уведомление. Если изменить дату, напоминание снова настроится — уже на новую.
Исправьте, скачайте или удалите файл
Карандаш («Изменить тип или срок») исправляет тип или дату, имя файла или кнопка скачивания открывают его, а корзина («Удалить») удаляет. Setvos сначала переспросит, потому что удалённый файл восстановить нельзя. Для изменения и удаления файлов нужна роль с правом редактировать карточки сотрудников.
Запросите подпись Дія.Підпис
Кнопка подписи («Подписать Дія.Підпис») открывает окно. Нажмите «Запросить подпись»; подписант сканирует код или открывает ссылку на телефоне, где установлено приложение Дія, и подтверждает подпись там. Setvos хранит документ в том виде, в каком его отправили, и подпись, которую возвращает Дія. Если в окне сказано, что подписание ещё не подключено, эта возможность вам пока недоступна.
Частые вопросы
- Получает ли напоминание сам сотрудник?
Только если его роль видит модуль «Персонал». Напоминание приходит всем, чья роль его видит, — один раз на каждый документ.
- Занимают ли документы сотрудников место в хранилище?
Да. Они учитываются в хранилище рабочего пространства, как и любые другие файлы.
- Можно ли добавлять документы с телефона?
Да: в «Документах» записи нажмите «Загрузить» с камеры, из фото или файлов, указав тип и дату окончания; каждый документ показан действующим, скоро истекающим или просроченным. Откройте документ, измените его тип или дату либо удалите — удаление переспрашивает. «Подписать через Дія.Підпис» есть, когда подписание доступно; в тестовом режиме на самом деле ничего не подписывается.
Читать дальше
Смотреть и обновлять карточку сотрудника
В карточке — всё об одном человеке: меняйте его данные и рабочую неделю, а когда он уходит, оформляйте увольнение.
Уведомления: о чём вам сообщают и где
Setvos сообщает о новых записях, назначенных вам задачах, одобрениях и многом другом — в колокольчике, на телефоне и в Telegram, если вы его подключите.
Ещё в разделе «Персонал»
- Персонал: карточки вашей команды в одном месте
- Добавить сотрудника
- Связать карточку сотрудника с учётной записью
- Распределить сотрудников по отделам
- Пользоваться учётом времени
- Чаевые сотруднику через monobank
- Отпуска, оценки и найм: как их получить и что будет, если группа закончится
- Персонал: частые вопросы
Открыть в Setvos
Вы вошли? Эта статья есть и в меню «Справка» приложения.
Всё ещё не получается?
Расскажите, что вы пытались сделать, — мы отвечаем в чате на шести языках. Написать нам
Переведите записи с бумаги, WhatsApp и трёх таблиц.
Перенесите клиентов, услуги и прошлые визиты из таблицы или выгрузки вашей прежней системы — с предпросмотром до того, как что-либо будет записано, и с помощью в чате на шести языках, когда она понадобится. Большинство студий запускаются в тот же день.