Calles, monitores y bonos: la semana de una escuela de natación en una pantalla
Un estudio de danza llena una sala. Una escuela de natación llena una calle, con un monitor dentro, a una hora en que la piscina se la cede. La mayoría de las agendas siguen a la persona y se olvidan del agua.
Así acaban dos grupos en la calle tres un martes, o un monitor reservado para una clase privada mientras la única calle libre la ocupa el grupo de perfeccionamiento. La solución es reservar la calle con la misma seriedad que a la persona.
Las calles son recursos, no notas
Añada cada calle como recurso y vincule cada clase a las calles que puede usar. Así una reserva ocupa monitor y calle a la vez, y el hueco solo se ofrece cuando ambos están libres. Un grupo de iniciación necesita una calle; un entrenamiento de club, quizá dos. El horario de la propia piscina se introduce como horario del centro, para que no se ofrezca nada mientras el agua es de otro.
- Clases de grupo con aforo y plazas libres en directo.
- Clases individuales en la agenda propia de cada monitor.
- Una lista de espera para los grupos llenos, a la que se ofrece la plaza liberada con un toque.
La misma hora cada semana, sin volver a escribirla
Un niño que nada los jueves a las cinco nada los jueves a las cinco hasta el verano. Fíjelo una vez en recepción como reserva fija —semanal, quincenal o mensual— y cada clase entra en la agenda como visita propia, con su recordatorio. Si una semana coincide con un cierre de la piscina, se avisa de esa semana y nunca se fuerza en una calle que no existe. Mover una clase mueve solo esa clase.
Las reservas fijas son para clases individuales. Un trimestre de grupo tiene su propio horario: las sesiones se abren con antelación, cada nadador se inscribe una vez con plaza en cada clase, y una visita suelta sigue reservando una sola.
Bonos que los padres pueden leer
La mayoría de las escuelas venden las clases en bonos de ocho o diez, y la mayoría de las discusiones con los padres son sobre cuántas quedan. Venda el bono con su propia pasarela de pago y quedará en la ficha del nadador con su saldo. Una clase individual descuenta su bono al cobrar, y quien tiene el bono ve el mismo número en su propia página de setvos.com.
Anote el saldo una vez, en un solo sitio, y deje que ambas partes lo lean. Ahí terminan la mayoría de las discusiones.
Un niño es un registro dentro de la ficha de quien paga. El nivel, las notas, las clases y el bono del nadador se quedan con el nadador, y los recibos con quien pagó; una familia con dos nadadores los tiene a ambos en una sola ficha.
El progreso, donde el monitor va a mirar
Los niveles van como etiquetas o un campo propio, las notas de cada clase en la ficha del nadador y las mediciones con fecha —la distancia nadada, un largo cronometrado— como un breve historial que el siguiente monitor puede leer antes de empezar. Cuando un nadador sube de nivel, cambie la etiqueta: el historial se queda.
Lo que todavía no hace
Alquilar una calle sin monitor no es hoy una reserva propia: cada clase se reserva con un monitor. Preferimos que lo sepa antes de la primera semana y no después.