Tratamientos, cancelaciones y una agenda propia
Una consulta de terapia manual tiene una forma peculiar: un profesional, una sala, una hora por cliente y un tratamiento de cinco o seis visitas repartidas en dos meses. Cada hueco en esa forma es una hora que nadie más puede usar.
Los huecos vienen de tres sitios. El tratamiento que se detiene tras la segunda visita porque nadie reservó la tercera. La cancelación tardía que deja una hora vacía. Y la agenda compartida en la que cada profesional ve a cada cliente, incómoda para los clientes e innecesaria para los profesionales.
Reserve el tratamiento entero el primer día
Fije el tratamiento una vez en recepción como reserva fija —semanal o quincenal, tantas veces— y cada visita entra en la agenda como reserva propia, con su recordatorio. Una semana con conflicto se avisa, nunca se mete en la hora de otro. El cliente mueve una visita desde su enlace si lo necesita, y las demás se quedan donde están.
Los clientes cumplen las fechas que ven. Ponga la última visita del tratamiento en la agenda el primer día.
Que una cancelación tardía cueste algo
- Una señal en la primera visita, retenida si el cliente cancela dentro de su plazo.
- Una tarjeta guardada al reservar, y un cargo por ausencia cobrado de ella cuando marca la visita como ausencia.
- Recordatorios antes de cada visita, primero por Telegram y por SMS donde Telegram no llega.
Diga cuál es la política antes de que el cliente pague, en la página de reservas, no después de que falte. Una política que el cliente aceptó rara vez se discute.
Una agenda propia
Ponga el rol de cada profesional con el alcance de registros en «Solo propios», y verá sus clientes y citas y los de nadie más. Recepción puede reservar y cobrar para todos, con informes, nóminas y ajustes cerrados.
Seamos precisos en algo: las notas viven en la cita, así que quien puede abrir una visita puede leer sus notas. «Solo propios» mantiene a un profesional fuera de los clientes de un colega; no oculta las notas a recepción.
Lo que Setvos no es
Guarda notas, consentimientos firmados y un campo de contraindicaciones para su trabajo. No es un sistema de historia clínica, no hace diagnósticos ni registra planes de tratamiento. Una consulta autorizada como sanitaria necesita además un programa de ese tipo.