Vom gebuchten Erstgespräch zur bezahlten Rechnung
Die Woche einer Beraterin besteht aus vielen kleinen Übergaben: eine Anfrage beantworten, ein Erstgespräch vereinbaren, ein Angebot senden, einer Rechnung hinterherlaufen. Jede ist einfach. Das Geld geht in den Lücken dazwischen verloren.
Die Anfrage, die vier Tage im Kontaktformular lag. Das Erstgespräch, per E-Mail vereinbart und nie in einen Kalender eingetragen. Die Mandatsvereinbarung, telefonisch zugesagt und einen Monat zu spät abgerechnet. Nichts davon ist eine Katastrophe. Zusammen ist es der Unterschied zwischen einem vollen und einem dünnen Monat.
Die Anfrage landet dort, wo Sie sie sehen
Setzen Sie das Anfrageformular auf die Kontaktseite Ihrer eigenen Website. Jede Anfrage kommt als Kontakt und offener Deal in Ihrer Pipeline an – auf demselben Bildschirm wie alle andere laufende Arbeit, nicht in einem Postfach, das jemand freitags prüft.
Das Erstgespräch bucht sich selbst
Schalten Sie Buchungen ein und legen Sie die Gesprächsarten mit Dauer und Preis an. Der Kunde wählt eine Zeit auf Ihrer Buchungsseite, zahlt auf Wunsch im Voraus und erhält vorab eine Erinnerung. Findet das Gespräch online statt, senden Sie den Link selbst – die Buchung hält Zeit, Erinnerung und Kunde fest.
Berechnen Sie das Erstgespräch oder nehmen Sie eine Anzahlung. Eine gebuchte Stunde mit Geld dahinter wird weit öfter wahrgenommen als eine kostenlose.
Das Mandat wird angeboten, dann abgerechnet
Schreiben Sie das Mandat als Angebot mit Positionen und Gültigkeitsdatum. Sagt der Kunde zu, markieren Sie es als angenommen, und es wird zur Rechnung, bezahlt per Link. Das Angebot bleibt daneben erhalten.
- Einmalige Arbeit: ein Angebot, dann eine Rechnung mit Zahlungslink.
- Monatliche Buchhaltung oder eine laufende Beratungspauschale: ein Plan, der dieselbe Rechnung zum Stichtag erstellt – Sie senden sie.
- Eine Erinnerung an überfällige Rechnungen, wenn Sie sie einschalten – nur an den Kunden, der schuldet.
Der Kunde sieht seine eigenen Unterlagen
Jeder Kunde hat ein Konto auf setvos.com. Dort lädt er seine Rechnungen herunter, bezahlt sie und sendet Ihnen Fragen mit Anhängen als Tickets. Weniger E-Mails mit „bitte noch einmal die Rechnung vom März“, und die Fragen kommen mit zuständiger Person und Frist für die erste Antwort.
Wer was sieht
Rollen entscheiden, wer Notizen und Dateien eines Kunden öffnen darf; eine Rolle lässt sich auf die Kunden beschränken, für die ihre Inhaberin zuständig ist. Ein Finanzmitglied ist kostenlos – die Buchhaltung, die Rechnungen abgleicht, liest und exportiert die Zahlen, ohne einen bezahlten Platz zu belegen, und sieht sonst nichts. Die Daten liegen in der EU, getrennt von jedem anderen Arbeitsbereich.
Was es nicht tut
Setvos signiert keine Dokumente elektronisch, reicht keine Erklärungen ein und führt keine Bücher. Es bucht das Gespräch, rechnet die Arbeit ab, führt die Kundenkarte und sammelt die Fragen der Kunden in einer Warteschlange. Einreichung und Buchhaltung bleiben in den Werkzeugen, die Sie schon nutzen.