Die Nachricht, die die meisten Ausfälle verhindert, ist die zweite
Eine Erinnerung einen Tag vorher verhindert den vergessenen Termin. Eine Erinnerung zwei Stunden vorher holt den zurück, den jemand ausfallen lassen wollte.
Die −24-Std.-Erinnerung erledigt eine Sache gut: Sie erwischt die Person, die es wirklich vergessen hat. Das ist eine echte Gruppe, und deshalb verschickt sie jeder. Aber wer nicht erscheinen wird, weiß das meist schon am Vormittag — und eine Nachricht vom Vorabend kommt an, bevor diese Entscheidung fällt.
Die −2-Std.-Nachricht landet danach. Macht sie das Absagen leicht — eine Antwort, kein Anruf, keine Entschuldigung zu formulieren —, wird ein spürbarer Teil der drohenden Ausfälle zu Absagen. Eine Absage zwei Stunden vorher ist nicht gratis, aber sie ist ein Termin, den Ihre Warteliste noch nehmen kann. Ein Nichterscheinen nicht.
Sie wollen nicht verhindern, dass abgesagt wird. Sie wollen es zwei Stunden früher erfahren.
Und das ist der unangenehme Teil: Absagen leichter zu machen erhöht Ihre Absagequote tatsächlich. Es erhöht auch Ihre Quote besetzter Stühle, weil der Termin an die Warteliste geht statt ins Leere. Achten Sie auf die zweite Zahl, nicht auf die erste.