Абонементы без переписывания счёта
У каждого агентства на абонементах есть одна и та же таблица: клиент, сумма, число месяца, оплачено или нет. Она работает до месяца, когда кто-то в отпуске, и счёт, который должен был уйти первого числа, уходит девятнадцатого.
Опоздавший счёт редко оплачивают вовремя, а забытый — редко оплачивают вообще. Решение — не дисциплина, а убрать из месяца переписывание. Вот как агентство переходит от предложения к абонементу без таблицы посередине.
1. Предложение живёт на воронке
Каждый потенциальный клиент — сделка на этапах, которые вы называете сами: бриф, предложение, переговоры, выиграно, — со следующим шагом и ответственным на карточке. Несколько воронок могут стоять рядом, если новый бизнес и допродажи текущим клиентам движутся по-разному. Сделку, которая не двигалась три недели, видно сразу — а это и есть главное назначение воронки.
2. Объём работ уходит сметой
Опишите объём работ сметой со строками и сроком действия и отправьте её из карточки клиента. Когда клиент соглашается, отметьте смету принятой: она становится счётом за первый месяц или за запуск, а сама смета остаётся в истории — клиенту, принявшему QUO-0007, и через год можно показать QUO-0007.
Храните смету. Разговор о том, что было включено, случается всегда — обычно на седьмом месяце.
3. Ежемесячная плата идёт в график
Регулярный счёт содержит строки, клиента, валюту и день выставления — ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. В этот день счёт составляется с теми же строками и ждёт, пока вы его отправите со ссылкой на оплату через monobank или LiqPay. Никто его не переписывает, и никому не нужно помнить дату.
- Абонемент: график для каждого клиента, счёт составляется в свой день.
- Дополнительная работа: смета или строка, добавленная к счёту месяца перед отправкой.
- Просроченные счета: напоминание, которое можно включить, — оно уходит только клиенту, который должен.
4. Запросы больше не живут в пяти местах
Запросы клиентов становятся обращениями — их открывает сам клиент в кабинете на setvos.com или добавляете вы из письма, — каждое с ответственным и сроком первого ответа. Почта агентства и Telegram сходятся в одних общих входящих, и каждый разговор принадлежит тому, кто ведёт клиента. Результаты работы становятся задачами, привязанными к компании-клиенту, со сроками.
Чего пока нет
Дополнительные часы записывают в сделке клиента, а невыставленные становятся одним черновиком счёта рядом с ежемесячным счётом абонемента. Счёт не прикрепляется к самой сделке: оба лежат в записи клиента. И договор не подписывается в приложении: смету принимают, а подписанный договор хранится файлом в карточке клиента.
Ничто из этого не мешает самому важному в месяце агентства: каждый клиент получает счёт в правильный день, и никто его не переписывает.