Одна воронка от заявки до счёта на остаток
Заявка на свадьбу в марте, корпоратив в июне, три детских праздника в следующие выходные. Каждое событие проходит одни и те же шаги, и каждое — где-то в разных местах чьей-то переписки.
Организаторы событий и праздничные агентства обычно теряют деньги не на самом событии. Они теряют их до и после: на заявке, ответ на которую опоздал, на предоплате, о которой никто не напомнил, на счёте на остаток, отправленном через неделю после праздника, когда эмоции уже улеглись. Воронка — самый дешёвый способ исправить все три.
Каждое событие — сделка на этапах, которые вы называете сами
Заявка, смета отправлена, предоплачено, подтверждено, проведено — или какие на самом деле ваши шаги. Каждое событие — сделка с ожидаемой датой, суммой и ответственным. Свадьбы и детские праздники могут жить на двух воронках, если движутся по-разному. Доска сразу показывает, какие события застряли и где.
Клиент слышит вас на нужном этапе
Выберите этап, где молчание стоит дороже всего, — обычно момент, когда поступила предоплата, — напишите сообщение, которое клиент должен там получить («ваша дата удержана, вот что будет дальше»), и включите сообщение этапа. Когда сделка доходит до этого этапа, клиент получает его, и никому не нужно об этом помнить. Сообщение несёт один этап, так что выберите тот, который важен.
Клиенты прощают опоздавший ответ легче, чем молчание. Сообщение на нужном этапе — то, благодаря чему агентство из трёх человек выглядит как агентство из десяти.
Смета, предоплата, остаток
- Смета из карточки клиента — с пакетом, дополнениями и сроком действия.
- Счёт на предоплату с оплатой по ссылке, когда клиент соглашается.
- Счёт на остаток после события с оплатой по ссылке — и напоминание о нём, если вы его включите.
Смета и счета лежат в записи клиента рядом со сделкой; к самой сделке счёт не прикрепляется. Подписанный договор, если вы им пользуетесь, хранится файлом в карточке клиента — в приложении ничего не подписывается.
Ведущие — в своих расписаниях
Для праздников, которые проходят в определённое время и требуют людей, расписание важно не меньше воронки. Праздник, записанный как услуга, которой нужны один или двое ведущих, блокирует расписание каждого, так что никого не отправят в два места одновременно. Пакет — ведущий, аквагрим, зал — записывается своими частями, каждая в своём расписании. Стандартный праздник родители могут записать сами на вашей странице, с предоплатой.
Как выглядит хороший месяц
Первого числа воронка говорит, какие события подтверждены, какие ждут предоплаты, а какие сметы затихли. Расписания ведущих говорят, кто работает в какую субботу. И ни один счёт на остаток не ждёт, пока кто-то вспомнит, что праздник уже прошёл.