Der 20-Minuten-Abschluss: was Sie prüfen, bevor Sie zusperren
Abschließen ist eine Checkliste, keine Stimmung. Fünf Dinge, in einer Reihenfolge, die dafür sorgt, dass ein Fehler heute Abend auffällt und nicht am Monatsende.
Die meisten Differenzen sind kein Diebstahl. Es sind eine doppelt erfasste Kartenzahlung, ein Barverkauf, den niemand eingetippt hat, oder ein mündlich gewährter Rabatt. Alle drei sind am selben Tag trivial zu beheben und drei Wochen später kaum zu rekonstruieren — genau deshalb schließt man lieber jeden Abend ordentlich ab als einmal im Monat gründlich.
Die fünf Prüfungen, der Reihe nach
- Zählen Sie die Kasse gegen die Barzahlungen des Tages. Eine Differenz unter dem Preis eines Kaffees ist Rundung; alles Größere ist ein Vorgang, den jemand nicht erfasst hat.
- Gleichen Sie die Karteneinnahmen mit der Summe des Anbieters ab. Zwei Zahlen, ein Bildschirm — stimmen sie nicht, liegt die Antwort in den heutigen Zahlungen, nicht bei der Bank.
- Prüfen Sie, dass Trinkgelder der richtigen Person zugeordnet sind, bevor jemand nach Hause geht — morgen erinnert sich niemand mehr.
- Sehen Sie sich die Bestätigungen für morgen an. Was beim Abschluss noch unbestätigt ist, ist ein Termin, den Sie heute Abend noch aus der Warteliste füllen können.
- Eine Lagerzahl: der Artikel, der Ihnen am ehesten mitten im Termin ausgeht. Keine Inventur — eine Zahl.
Die Reihenfolge zählt. Bargeld zuerst, weil es das Einzige ist, was sich nicht aus einem System rekonstruieren lässt, und die Bestätigungen als vorletztes, weil das die Prüfung ist, die den morgigen Umsatz noch verändern kann.
Ein Abschluss, der jeden Abend zwanzig Minuten dauert, ist billiger als eine Abstimmung, die jeden Monat einen Abend kostet.